System für ein Resort und Ferienhäuser
Ein Betreiber von Ferienhäusern und einem kleinen Resort mit Wochenendbuchungen sowie Service- und Instandhaltungsteams im Außendienst.
Jedes Ferienhaus ist eine Karte mit eigenem Zyklus: bereit, gebucht, belegt, Reinigung, Instandhaltung, Bewertung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jedes Ferienhaus ist eine Karte, die einen kompletten Zyklus durchläuft: In „Bereit“ steht es nach abgeschlossener Herrichtung für Buchungen zur Verfügung; bei einer bestätigten Buchung wandert es nach „Gebucht“ — mit Gästedaten, An- und Abreisetermin und Anzahlung. Dann „Belegt“ für die Dauer des Aufenthalts — kurzfristige Gästewünsche werden auf der Karte erfasst. Nach der Abreise wandert sie nach „Reinigung“ — mit einer festen Checkliste, die nicht umgangen wird. Zeigt sich ein Defekt oder Schaden, geht sie nach „Instandhaltung“, bis er behoben ist — und erst nach Abschluss und Freigabe durch die Aufsicht kehrt sie nach „Bereit“ zurück. Die Anmerkungen der Gäste werden in „Bewertung“ dokumentiert, um Wiederkehrendes zu beheben.
Der Chat verbindet Aufsicht und Außendienstteams: Der Gast ist früh da und das Haus noch in der Reinigung — die Prioritäten werden neu geordnet; ein Klimagerät fällt während eines Aufenthalts aus und braucht sofort einen Techniker; oder ein Gast wünscht Extras, die auf seine Rechnung kommen. Der Status jedes Hauses wird laufend auf seiner Karte aktualisiert, damit alle wissen, was tatsächlich buchbar ist — und jede Doppelbuchung verhindert wird.
Die Forderungen erfassen Buchungszahlungen und die erstattbare Kaution samt Erstattungsbedingungen, die Reinigungs- und Instandhaltungskosten je Haus getrennt und die Einkäufe von Verbrauchsmaterial. So wird der Nettoertrag jedes Hauses einzeln sichtbar — vor der Saisonbilanz — und der Eigentümer erkennt, welches Haus seine Gewinne mit Störungen auffrisst.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Resortaufsicht
Verantwortet den Zyklus jedes Hauses von „Bereit“ bis „Bewertung“, gibt die Rückkehr jedes Hauses nach „Bereit“ nach Reinigung oder Instandhaltung frei und prüft die Bewertungen wöchentlich.
Buchungsmanagement
Steuert „Gebucht“: bestätigt Buchungen und Zahlungen, stimmt An- und Abreisetermine mit den Gästen ab und verhindert jede Terminüberschneidung zwischen Buchungen.
Service & Reinigung
Führt die „Reinigung“ nach der festen Checkliste nach jeder Abreise aus, reagiert auf Gästewünsche während „Belegt“ und meldet sofort jeden Schaden oder jede Fehlmenge.
Technik
Übernimmt die Karten in „Instandhaltung“, führt die Reparaturen aus und dokumentiert sie auf der Karte; eskaliert an die Aufsicht, was einen externen Handwerker braucht, bevor es sich verschlimmert.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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