System für den Betrieb von Serviced Apartments

Jede Wohnung ist eine Karte, die ihren momentanen Zustand abbildet: „Bereit“, wenn sie sauber, geprüft und auf einen Gast wartet, „Reserviert“, sobald eine Buchung für sie bestätigt ist, und „Belegt“ während des gesamten Aufenthalts des Gastes, in dem seine Anliegen und Anmerkungen auf der Karte erfasst werden. Bei der Abreise wechselt sie zur „Reinigung“, wo das Housekeeping sie übernimmt und vollständig wieder herrichtet; zeigt sich ein Defekt, geht sie in die „Instandhaltung“ bis zu seiner Behebung, dann zur „Freigabe“, wo der Betriebsleiter die Einheit prüft – Sauberkeit, Ausstattung und Sicherheit –, bevor sie wieder „Bereit“ für die Buchung wird.

Der Chat ist die Einsatzzentrale des Betriebs: eine Störungsmeldung eines Gastes, eine Anfrage zur Aufenthaltsverlängerung, der Hinweis auf eine verspätete Reinigung – sofortige Abstimmung zwischen Rezeption, Housekeeping und Instandhaltung. Die Forderungen buchen die Einnahme jedes Aufenthalts, die Gebühren der Zusatzleistungen und die Betriebsausgaben für Verbrauchsmaterial und Wäsche – so werden Ertrag und Betriebskosten jeder Einheit sichtbar, die Zahl, auf der der Betreiber seine Preisentscheidungen aufbaut.

Die Rezeption betreut die Karten in „Reserviert“ und „Belegt“: Buchungsbestätigungen, Check-in und Check-out sowie die Erhebung der Gebühren; das Housekeeping übernimmt die Karte „Reinigung“ und schließt sie nach vollständiger Herrichtung anhand der Checkliste, und der Haustechniker bearbeitet die Karten in „Instandhaltung“ und dokumentiert die Reparatur darauf. Der Betriebsleiter gibt jede Einheit in der „Freigabe“ frei und lässt ihre Rückkehr zur Buchung nicht vor bestandener Prüfung zu – so erreicht niemals eine mangelhafte Wohnung einen Gast.