Dienstleistungsbeschaffungs-System
Teams, die Dienstleistungen statt Materialien einkaufen: Instandhaltung, Reinigung, Beratung und Auftragsarbeiten für das Unternehmen.
Dienstleistungsbeschaffung von der Anfrage bis zur Abrechnung: verglichene Angebote, ein klarer Vertrag, eine abgenommene Leistung und eine dokumentierte Bewertung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Dienstleistungsbedarf — regelmäßige Instandhaltung, Reinigung, Beratung, Auftragsarbeit — kommt als Karte in „Anfrage“, in der die anfordernde Abteilung den geforderten Leistungsumfang, den Ausführungsort und die voraussichtliche Dauer beschreibt. Der Dienstleistungseinkäufer verschiebt sie zu „Angebote“, um Angebote von Dienstleistern einzuholen, mit einem Vergleich, der nicht beim Preis stehen bleibt, sondern Erfahrung, Personal und Ausführungsdauer einbezieht. Nach der Auswahl wandert die Karte zu „Vertrag“, wo Leistungsumfang, Service-Level und Zahlungsbedingungen formuliert und unterzeichnet werden, dann zu „Leistungserbringung“ für die gesamte Dauer der Leistung mit regelmäßiger dokumentierter Verfolgung auf der Karte. Bei Abschluss der Arbeiten geht sie zu „Abnahme“, wo die empfangende Abteilung das Ergebnis sichtet und das Abnahmeprotokoll unterschreibt, dann zu „Bewertung“ zur Dokumentation der Leistung des Dienstleisters und schließlich zu „Abrechnung“ für die Auszahlung der Vergütung.
Der Chat koordiniert die tägliche Ausführung: Ankunftstermin des Instandhaltungsteams, eine Anfrage des Dienstleisters zur Vorbereitung des Standorts oder eine Meldung der empfangenden Abteilung über Leistungsmängel während der Ausführung. Anmerkungen, die Abnahme oder Zahlung beeinflussen, werden auf der Karte dokumentiert, nicht im Gespräch.
Die Forderungen verwalten das Dienstleistungsgeld: Anzahlungen bei Unterzeichnung, an Ausführungsphasen gebundene Raten und der bis zur Abnahme einbehaltene Endbetrag — alles wird dem Dienstleister zugeordnet und vor der Auszahlung mit den Abnahmeprotokollen abgeglichen. Keine Abschlusszahlung ohne unterschriebene Abnahme der Leistungskarte durch die empfangende Abteilung.
Die Dienstleistungseinkäufer besitzen die Karte von „Anfrage“ bis „Vertrag“. Die empfangende Abteilung verfolgt die „Leistungserbringung“, dokumentiert ihre Anmerkungen und unterschreibt die „Abnahme“ nach tatsächlicher Sichtprüfung, nicht auf Vertrauen. Die Bewertung in „Bewertung“ baut die Akte der Dienstleister: Wer zum nächsten Angebot eingeladen wird und wer ausgeschlossen wird. Und die Finanzabteilung zahlt in „Abrechnung“ nur bei vollständigen Unterlagen.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Dienstleistungseinkäufer
Führen die Karte von „Anfrage“ bis „Vertrag“: holen Angebote ein, vergleichen sie und formulieren Leistungsumfang und Service-Level.
Vertreter der empfangenden Abteilung
Definiert den Bedarfsumfang in „Anfrage“, verfolgt die „Leistungserbringung“, dokumentiert seine Anmerkungen und unterschreibt das „Abnahme“-Protokoll nach Sichtprüfung.
Vertragsverantwortlicher
Prüft die Vertragsformulierungen in „Vertrag“ und stellt klare Service-Level, Zahlungsbedingungen und Vertragsstrafen sicher.
Finanzabteilung
Zahlt die Raten in „Abrechnung“ nach Abgleich mit den Abnahmeprotokollen und erfasst jede Zahlung in den Forderungen auf den Dienstleister.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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