System für Mitarbeiter-Shuttledienste
Anbieter von Mitarbeiter- und Schülertransporten für Unternehmen und Schulen mit Monatsverträgen und festen Linien.
Vom Vertrag mit dem Kunden über Linien und Tagespläne, Meldungen und Monatsabrechnung bis zur saisonalen Bewertung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Vertragskunde wird als Karte geführt, die im „Vertrag“ mit den Vereinbarungen, der Zahl der Nutzer, den Standorten und der Vertragslaufzeit beginnt. Sie wechselt zur „Linienführung“, wo der Kundenkoordinator Fahrtrouten, Haltepunkte und Fahrzeiten festlegt, dann in die „Disposition“ mit der Zuordnung von Fahrern und Fahrzeugen zu den täglichen Fahrten; dort bleibt die Karte, solange der Vertrag läuft.
Jeder Wunsch des Kunden – einen Mitarbeiter hinzufügen, Arbeitszeiten ändern, eine Fahrt streichen – schiebt die Karte zu „Meldung/Änderung“, bis der Koordinator sie bearbeitet, Linie oder Plan aktualisiert und sie in die „Disposition“ zurückkehrt. Am Monatsende wechselt die Karte zur „Abrechnung“ für die Kundenrechnung, danach zur „Bewertung“, um die Zufriedenheit und Anmerkungen des Kunden festzuhalten – als Vorbereitung auf die Verlängerung oder Vertragsanpassung.
Der Chat ist der tägliche Betriebskanal mit den Fahrern: Verzögerung im Verkehr, ein Defekt, der ein Ersatzfahrzeug erfordert, ein dringender Wunsch eines Nutzers. Über die Ankündigungen erreicht die Geschäftsführung alle: Planaktualisierungen in Prüfungs- und Ferienzeiten, Sicherheits- und Pünktlichkeitsrichtlinien sowie Hinweise auf geplante Fahrzeugwartungen. Die Forderungen verwalten die Monatsabrechnung je Kunde und dessen Zahlungen sowie Fahrerlöhne, Spesen und Treibstoffkosten je Linie – so wird die Rentabilität jedes Vertrags deutlich.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Betriebsleiter
Überwacht die Pünktlichkeit der täglichen Fahrten, bearbeitet eskalierte Meldungen und prüft die Kunden-„Bewertungen“ und beschließt Verbesserungen.
Kundenkoordinator
Nimmt Kundenwünsche und -meldungen in „Meldung/Änderung“ entgegen, aktualisiert Linien, Pläne und Verträge und bereitet die Abrechnungsdaten vor.
Fahrer
Führen die Fahrten termingerecht aus, melden jede Verzögerung oder Störung sofort über den Chat und halten sich an die Ankündigungen.
Buchhalter
Stellt die monatlichen Kundenrechnungen in „Abrechnung“ aus und verfolgt Inkasso, Löhne und Betriebskosten in den Forderungen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im System für Mitarbeitertransporte»
Ab heute wird jeder Vertragskunde über eine Karte gesteuert, die von „Vertrag“ über „Linienführung“ zur „Disposition“ läuft; kein Kundenwunsch und keine Änderung gilt ohne Karte in „Meldung/Änderung“, und die Monatsabrechnung kommt aus dem System, nicht aus Nebenbüchern. Erfassen Sie zunächst die laufenden Verträge und ihre aktuellen Linien; die Fahrer verfolgen die Ankündigungen täglich auf Planaktualisierungen.
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