Lieferantenaudit-System
Teams, die die Lieferanten des Unternehmens regelmäßig mit Vor-Ort-Besuchen, Feststellungen, Maßnahmen und Entscheidungen über die Fortsetzung bewerten.
Methodisches Lieferantenaudit: Jahresplan, dokumentierte Besuche, Korrekturmaßnahmen und eine evidenzbasierte Entscheidung über die Fortsetzung der Zusammenarbeit.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Der Zyklus beginnt mit Karten in „Plan“, die die auditierten Lieferanten des Jahres, die Bewertungskriterien und den Termin jedes Besuchs festlegen. Zum Termin wandert die Karte zu „Audit“, wo die Auditoren die Einrichtung des Lieferanten besuchen und die Checkliste ausfüllen — Qualität, Sicherheit, regulatorische Compliance und finanzielle Leistungsfähigkeit — und Belege und Fotos als Anhänge hochladen. Jeder festgestellte Mangel wird in „Feststellungen“ nach Schweregrad klassifiziert erfasst. Dann wandert die Karte zu „Maßnahmen“, wo vom Lieferanten ein Korrekturplan mit festen Terminen gefordert und seine Umsetzung verfolgt wird. Nach Ablauf der Frist geht die Karte zu „Bewertung“ für die Berechnung des Endergebnisses und schließlich zu „Entscheidung Zusammenarbeit“: uneingeschränkte Fortsetzung, bedingte Fortsetzung oder Einstellung der Zusammenarbeit.
Das Forum ist das institutionelle Auditgedächtnis: Die Ergebnisse jedes Besuchs werden im Thema des Lieferanten veröffentlicht, die Korrekturmaßnahmen werden offen zwischen Qualität und Einkauf verfolgt, und die Fortbestands- und Einstellungsentscheidungen werden mit ihren Begründungen dokumentiert. Wenn nach einem Jahr jemand fragt, warum wir einen Lieferanten gestoppt haben, findet er die vollständige Akte statt verstreuter Erinnerungen.
Der Informationsfluss ist geregelt: Die Lieferantenauditoren führen die Besuche durch und laden die Feststellungen hoch, die Qualität bestätigt die Schweregradeinstufung und verfolgt die Korrekturmaßnahmen, und der Einkauf hört die Ergebnisse, denn eine Einstellungsentscheidung bedeutet die Suche nach einer Alternative, bevor es zu spät ist. Keine Fortbestands- oder Einstellungsentscheidung wird in einer beiläufigen Sitzung getroffen — jede Entscheidung baut auf einer Karte mit vollständig durchlaufenen Phasen und wird im Forum dokumentiert.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Lieferantenauditoren
Führen die Vor-Ort-Besuche durch, füllen die Checklisten aus und laden Belege und Feststellungen auf die Karten hoch.
Qualitätsverantwortlicher
Bestätigt die Schweregradeinstufung der Feststellungen und verfolgt die Korrekturmaßnahmen in „Maßnahmen“ bis zum Abschluss.
Einkaufsverantwortlicher
Hört die Bewertungsergebnisse und bereitet sich auf Einstellungsentscheidungen vor, indem er Ersatzlieferanten sichert, bevor die Versorgung ausfällt.
Supply-Chain-Leiter
Genehmigt die jährlichen Auditpläne und unterzeichnet die im Forum dokumentierten Fortbestands- und Einstellungsentscheidungen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
Forenbereiche (4)
- AuditergebnisseEin dauerhaftes Thema pro Lieferant, in dem die Ergebnisse der Besuche und Bewertungen über die Jahre veröffentlicht werden — eine kumulative Leistungsakte.
- KorrekturmaßnahmenVerfolgung der Korrekturpläne der Lieferanten: was sie eingehalten und was sie verzögert haben, mit Belegen für den Abschluss.
- Fortbestands- und EinstellungsentscheidungenDokumentation jeder Fortbestands- oder Einstellungsentscheidung mit ihren Begründungen und dem Bewertungsergebnis, auf dem sie aufbaut.
- AuditmethodikWeiterentwicklung von Checklisten und Bewertungskriterien auf Basis dessen, was die tatsächlichen Begehungen aufdecken.
«Arbeitsregeln in diesem System» — Im Forum angepinnt
1. Kein kritischer Lieferant geht ein Jahr ohne dokumentierten Auditbesuch mit vollständiger Karte weiter. 2. Jede Feststellung wird nach Schweregrad klassifiziert und ihre Belege in „Feststellungen“ angehängt, bevor der Lieferant zu einer Maßnahme aufgefordert wird. 3. Korrekturmaßnahmen haben feste Termine auf der Karte — zweimalige Verzögerung des Lieferanten bedeutet Eskalation zu „Entscheidung Zusammenarbeit“. 4. Fortbestands- und Einstellungsentscheidungen werden im Forum mit Begründungen und Bewertungsergebnis dokumentiert und nicht in nicht dokumentierten Sitzungen getroffen. 5. Der Einkauf wird über eine Einstellungsentscheidung sofort nach ihrer Dokumentation informiert, um die Alternative zu sichern, bevor die Versorgung ausfällt.
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