System für einen Reiseveranstalter
Ein Veranstalter für In- und Auslandsreisen mit Saisonprogrammen und terminierten Gruppen.
Vom Reiseprogramm über Vermarktung, Buchungen, Vorbereitung und Durchführung bis zu Bewertung und Abrechnung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Reise entsteht als Karte in der Spalte „Programm“: Reiseziel, Dauer, Preis, Teilnehmerobergrenze und Tagesablauf. Sie wandert nach „Vermarktung“: Dort werden die Angebote veröffentlicht, Anfragen verfolgt und die Resonanz gemessen; dann nach „Buchungen“ — mit den Listen der bestätigten Teilnehmer und ihren Zahlungen, bis die Gruppe voll ist. Vor der Abreise wandert die Karte nach „Vorbereitung“: Flugtickets, Hotelbuchungen, Transfers und Genehmigungen — ohne deren Vollständigkeit geht es nicht nach „Durchführung“. Während der Reisetage lebt die Karte in „Durchführung“ — mit täglichen Updates. Nach der Rückkehr werden die Eindrücke der Teilnehmer in „Bewertung“ dokumentiert und die Konten in „Abrechnung“ geschlossen.
Während der Durchführung ist der Chat die Einsatzzentrale der Reise: Der Reiseleiter stimmt mit dem Büro jeden Zwischenfall ab — einen geänderten Flugtermin oder den Gesundheitszustand eines Teilnehmers — und das Reisetagebuch wird laufend auf der Karte aktualisiert. Die Ankündigungen gehören der Programmleitung: die Lancierung neuer Saisonprogramme, Preisänderungen der Leistungsträger mit Auswirkung auf die Pakete und die Verhaltensanweisungen für Notfälle.
Die Forderungen führen die fälligen Teilnehmerraten vor und nach der Reise sowie die Verbindlichkeiten gegenüber Fluggesellschaften, Hotels und Transportunternehmen — je Reise getrennt. So wird der Nettogewinn jedes Programms nach Abzug all seiner Verpflichtungen sichtbar, und der Inhaber erkennt, welche Reiseziele sich lohnen zu wiederholen.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Programmleitung
Entwirft die Reiseprogramme und legt Preise und Teilnehmerobergrenzen fest; kündigt ihre Lancierung in den Ankündigungen an und prüft die Rentabilität jeder Reise nach der „Abrechnung“.
Buchungskoordination
Steuert „Buchungen“ und bestätigt Teilnehmer und Zahlungen; führt die „Vorbereitung“ aus — Tickets, Hotels, Genehmigungen — rechtzeitig vor der Abreise.
Reiseleitungen
Führen die „Durchführung“ vor Ort, betreuen die Gruppe und das Reisetagebuch auf der Karte und dokumentieren die Bewertung mit den Teilnehmern vor der Rückkehr.
Marketing
Steuert „Vermarktung“: veröffentlicht die Programme in den Kanälen, verfolgt Anfragen und wandelt sie in Buchungen um; meldet der Leitung, welche Programme funktionieren und welche angepasst werden müssen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Reisesystem»
Bei uns ist jede Reise eine Karte von „Programm“ bis „Abrechnung“: Teilnehmerbuchungen, Reisevorbereitung und das Tagebuch der Durchführung sind darauf dokumentiert. Während der Reisen ist der Chat die Einsatzzentrale mit den Reiseleitern, und Programmlancierungen werden hier bekannt gegeben. Beginnt damit, das kommende Reiseprogramm vollständig zu erfassen.
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