System für die Verwaltung von Waqf-Immobilien
Waqf-Verwalter, die Immobilienbestände für gemeinnützige Zwecke bewirtschaften und gegenüber den Aufsichtsbehörden zur Transparenz verpflichtet sind.
Betrieb der Waqf-Bestände, ihrer Erträge und Ausgaben nach den Stiftungszwecken – mit periodischen Berichten an die Aufsichtsbehörde und dokumentierten Entscheidungen.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Die Verwaltung des Waqf läuft über fünf Spalten: „Betrieb“ für Vermietung, Instandhaltung und die tägliche Bewirtschaftung jedes Waqf-Bestands, „Einnahmen“ für die Verfolgung des Einzugs der Mieten und Erträge und ihrer Fälligkeiten, „Zweckgebundene Ausgaben“ für die an die satzungsgemäßen Stiftungszwecke gebundenen Ausgaben – von der Instandhaltung des Bestands bis zu den festgelegten gemeinnützigen Zwecken –, „Periodischer Bericht“ für die Erstellung der Berichte an die Aufsichtsbehörde, und „Freigabe“ für die Genehmigung durch den Waqf-Verwalter oder das Kuratorium vor der Übermittlung. Jede Karte trägt den Bestand, den sie betrifft, damit sich das Bild jedes Waqf einzeln zusammensetzt.
Die Forderungen setzen das Prinzip der Waqf-Buchführung um: Jede Einnahme wird ihrem Bestand und jede Ausgabe ihrem satzungsgemäßen Zweck zugeordnet – so werden Reinertrag jedes Waqf, was davon ausgegeben wurde und was verbleibt, transparent; genau das ist der Kern der Waqf-Transparenz. Das Forum dokumentiert die Entscheidungen des Verwalters und des Kuratoriums: die Anlage eines Überschusses, eine langfristige Vermietung, eine größere Instandhaltung – was beschlossen wurde, warum und auf welcher Urkunde. Der Chat dient der Tagesabstimmung mit Mietern und Auftragnehmern, die Ankündigungen den offiziellen Erklärungen wie Berichtsterminen und Ratsbeschlüssen.
Der Verwalter genehmigt die Ausgaben und sichtet die Berichte in der Spalte „Freigabe“, bevor sie übermittelt werden, der Waqf-Buchhalter ordnet Einnahmen und Ausgaben ihren Zwecken in den Forderungen zu und erstellt die Entwürfe der periodischen Berichte, und der Immobilienbetreuer führt die Spalte „Betrieb“ mit Vermietung und Instandhaltung. Bei jedem periodischen Bericht werden die Zahlen aus den Forderungen in die Berichtskarte übernommen – so geht der Bericht an die Aufsichtsbehörde auf Basis tatsächlicher Buchungen, nicht nachträglicher Zusammenstellung.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Waqf-Verwalter
Genehmigt die Ausgaben nach den Stiftungszwecken, sichtet die periodischen Berichte in „Freigabe“ vor der Übermittlung an die Aufsichtsbehörde und dokumentiert seine wesentlichen Entscheidungen im Forum.
Waqf-Buchhalter
Ordnet Einnahmen und Ausgaben ihren satzungsgemäßen Zwecken in den Forderungen zu, erstellt die Entwürfe der periodischen Berichte aus den tatsächlichen Buchungen und verfolgt die Mietforderungen.
Betreuer der Waqf-Immobilien
Führt die Spalte „Betrieb“: Vermietung der Einheiten, Mieterverfolgung und Instandhaltungsaufsicht; er legt dem Verwalter vor, was einer Entscheidung bedarf.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- Beschlüsse von Verwalter & KuratoriumDie Dokumentation der wesentlichen Verwaltungsentscheidungen des Waqf – langfristige Vermietung, größere Instandhaltung, Überschussanlage – samt Urkunden und Gründen.
- Stiftungszwecke & SatzungsbindungDie Diskussion der Bindung an die satzungsgemäßen Zwecke des Stifters und der Anfragen an die Aufsichtsbehörde samt der eingehenden Antworten.
- Berichte der AufsichtsbehördeDie Verfolgung der Anforderungen der Aufsichtsbehörde an Berichte, ihrer Anmerkungen zu früheren Berichten und der Pläne zu ihrer Bearbeitung.
- Entwicklung der Waqf-BeständeVorschläge zur Ertragssteigerung der Waqfs: Sanierung verfallener Bestände, Änderung von Vermietungsmodellen und die zugehörigen Machbarkeitsstudien.
«Spielregeln dieses Systems» — Im Forum angepinnt
1. Keine Ausgabe außerhalb der Stiftungszwecke: Jede Ausgabe wird in den Forderungen ihrem satzungsgemäßen Zweck zugeordnet und ihr Beleg auf der Karte dokumentiert. 2. Die Einnahme jedes Bestands wird am Tag ihres Einzugs gebucht und nicht mit der eines anderen Bestands vermischt. 3. Wesentliche Entscheidungen – langfristige Vermietung, größere Instandhaltung oder Überschussanlage – werden vor der Ausführung im Bereich „Beschlüsse von Verwalter & Kuratorium“ dokumentiert. 4. Der periodische Bericht baut auf den Buchungen der Forderungen und wird mindestens eine Woche vor der Übermittlung in „Freigabe“ vorgelegt. 5. Anmerkungen der Aufsichtsbehörde werden im Forum erfasst, und für ihre Bearbeitung werden Karten mit Verantwortlichem und Termin angelegt. 6. Offizielle Mitteilungen an die Mieter erfolgen über die Ankündigungen, nicht über Einzelnachrichten.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Waqf-Verwaltungssystem»
Ab heute werden die Waqf-Bestände auf diesem Board geführt: Betrieb, Einnahmen und Ausgaben als Karten, jede Zahlung wird in den Forderungen ihrem satzungsgemäßen Zweck zugeordnet, und die Beschlüsse von Verwalter und Kuratorium werden im Forum dokumentiert. Erster Schritt: die Waqf-Bestände und die Buchungen ihrer laufenden Einnahmen erfassen. Die periodischen Berichte entstehen direkt aus diesen Buchungen – ab heute gibt es keine Buchung außerhalb des Systems.
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