System für Lagerhallen-Investment und -Vermietung
Eigentümer und Betreiber von Lagerhallen mit mittelfristigen Mietverträgen.
Die Verwaltung des Hallenportfolios von der Verfügbarkeit über Vermietung und Betrieb bis zur Verlängerung – mit Verfolgung von Mieten und Kautionen.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Lagerhalle wird als Karte geführt, die ihren Zustand abbildet: „Verfügbar“, wenn sie für Angebote bereitsteht, „Vermietet“ bei Vertragsunterzeichnung, dann „Laufender Vertrag“ während der gesamten Betriebsdauer, in der Verpflichtungen und Mieten verfolgt werden. Braucht die Halle Arbeiten, wechselt die Karte in die „Instandhaltung“ bis zu deren Abschluss, und vor Vertragsende geht sie zur „Verlängerung“ für die Verhandlung mit dem Mieter; verlängert dieser nicht, geht sie zur „Beendigung“ für Rücknahme, Bestandsaufnahme und Rückführung der Halle in den Zustand „Verfügbar“.
Die Forderungen sind das finanzielle Herz des Systems: die Miete jedes Vertrags mit ihren Fälligkeiten, was gezahlt und was rückständig ist, und die hinterlegten Kautionen je Mieter samt dem, was bei Beendigung einbehalten und was zurückerstattet wird. Der Chat dient der Tageskoordination: Mieteranfragen, Besichtigungstermine und dringende Störungsmeldungen. Dieses System hat weder Forum noch Ankündigungen – die Arbeit ist rein operativ zwischen Assetmanager, Vertragskoordinator und Mietern.
Der Assetmanager überwacht das Board und entscheidet Preis- und Verlängerungspolitik, der Vertragskoordinator führt den kompletten Vertragszyklus: Er bereitet die Vertragsformulare vor, verfolgt Unterzeichnung und Übergabe, verschiebt die Karte zwischen den Spalten und erinnert an Verträge, die in das Verlängerungsfenster eingetreten sind. Bei der „Beendigung“ wird die gemeinsame Bestandsaufnahme durchgeführt und auf der Karte dokumentiert, und die Kautionen werden in den Forderungen verrechnet, bevor die Karte geschlossen wird.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Assetmanager
Überwacht das gesamte Board und die Auslastungsquoten, gibt Preise sowie Verlängerungs- und Beendigungsentscheidungen frei und sichtet wöchentlich die Mietforderungen und Kautionen.
Vertragskoordinator
Führt den Vertragszyklus vom Angebot bis zur Beendigung: bereitet die Formulare vor, verfolgt Unterzeichnung, Übergabe und Bestandsaufnahme und verschiebt die Karten rechtzeitig zwischen den Spalten.
Instandhaltungskoordinator
Nimmt die Meldungen aus dem Chat entgegen und führt die Arbeiten der „Instandhaltung“ mit den Technikern aus; er schließt die Karte erst, wenn die Halle wieder betriebsbereit ist.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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