System für Personalplanung
Ein Team, das den Personalbedarf des Unternehmens und seine Kosten jährlich plant und die Umsetzung des Plans Quartal für Quartal verfolgt.
Ein jährlicher Personalplan, der aus Abteilungsbedarfen ein freigegebenes Budget und verfolgte Besetzungen macht — mit Quartalsreview.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Der Jahresplan beginnt mit einer Karte pro Bedarf in der Spalte „Bedarf“, eingereicht von den Abteilungsleitern: Titel, Anzahl, Begründung und gewünschter Zeitpunkt. Die Karten wandern in „Priorisierung“, wo sie nach ihrer Wirkung auf das Geschäft geordnet und Dringendes von Verschiebbarem getrennt wird, dann in „Budget“, wo die Vollkosten jeder Stelle berechnet werden — Gehalt, Zulagen und Versicherungen — und mit dem verfügbaren Rahmen verglichen werden. Nach der Finanzprüfung wechseln die Karten in „Freigabe“ für die finale Entscheidung der Geschäftsführung, dann in „Besetzung“, wo die freigegebenen Stellen zu echten Recruiting-Aufträgen werden, die bis zum Dienstantritt verfolgt werden. Der gesamte Plan wird im „Quartalsreview“ alle drei Monate geprüft, um den Kurs an die Realität der Umsetzung anzupassen.
Das Forum ist der dokumentierte Verhandlungsraum zwischen Planung und Abteilungen: Jeder Abteilungsleiter stellt seinen Bedarf mit Begründung als Thema ein, und Prioritäten und Alternativen — Verschiebung, Umverteilung, Externvergabe — werden vollständig transparent diskutiert, statt in Meetings zu verschwinden, deren Entscheidungen verloren gehen. Die Forderungen erfassen die freigegebenen und tatsächlichen Kosten jeder Stelle vertraulich, damit Planungsleiter und Finanzen die Abweichung der Ist-Kosten vom Plan sofort erkennen.
Die Arbeit fließt von den Abteilungsleitern, die ihre Bedarfe einreichen und im Forum begründen, zum Planungsleiter, der die Prioritäten ordnet und die Kosten mit der Finanzabteilung berechnet, zur Geschäftsführung für die Freigabe; dann wird jede freigegebene Stelle zu einem Recruiting-Auftrag, der an das Talent-Acquisition-Team übergeben wird, und die tatsächlichen Besetzungsergebnisse kehren zurück, um im Quartalsreview mit dem Plan verglichen zu werden.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Leiter Personalplanung
Führt den Jahresplanzyklus, ordnet die Prioritäten in „Priorisierung“, moderiert die Forumdiskussionen und leitet das Quartalsreview.
Anfordernder Abteilungsleiter
Reicht die Bedarfe seiner Abteilung als begründete Karten in „Bedarf“ ein und verteidigt ihre Prioritäten im Forum mit Zahlen und betrieblichen Argumenten.
Budgetanalyst (Finanzen)
Berechnet die Vollkosten jeder Stelle in „Budget“, erfasst Freigegebenes und Ist in den Forderungen und erkennt Abweichungen sofort.
Recruiting-Koordinator
Übernimmt die freigegebenen Stellen aus „Besetzung“ und wandelt sie in Recruiting-Aufträge um, hält den Besetzungsstatus jeder Stelle auf der Karte aktuell.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- Abteilungsbedarfe & BegründungenJeder Abteilungsleiter stellt seinen Bedarf als Thema mit Zahlen und Begründung ein; die Alternativen werden hier diskutiert, bevor es zur Freigabe geht.
- Freigabe- & VerschiebungsentscheidungenDokumentation dessen, was an Stellen freigegeben und was verschoben wurde, samt Entscheidungsgründen — dauerhafte Referenz, die das Wiederöffnen geschlossener Akten verhindert.
- Arbeitsmarkt- & GehaltsindikatorenAktuelle Entwicklungen bei Marktgehältern und Verfügbarkeit von Talenten, die den Plan beeinflussen — das Team teilt sie mit Quellen.
- Allgemeine DiskussionenThemen der Personalplanung, die nicht in die obigen Bereiche fallen.
«Arbeitsregeln in diesem System» — Im Forum angepinnt
1) Keine Stelle außerhalb des Plans: Jeder Bedarf wird als Karte in „Bedarf“ mit Begründung erfasst, und für keine Stelle ohne Freigabe in „Freigabe“ wird ein Recruiting-Auftrag eröffnet. 2) Bedarfsbegründungen und Prioritätendiskussionen werden im Forenbereich „Abteilungsbedarfe & Begründungen“ dokumentiert, nicht in mündlichen Meetings. 3) Freigabe- und Verschiebungsentscheidungen werden am Tag ihres Erlasses im Bereich „Freigabe- & Verschiebungsentscheidungen“ mit Gründen festgehalten. 4) Die Kosten jeder freigegebenen Stelle werden bei der Freigabe in den Forderungen erfasst und bei der Besetzung mit den Ist-Kosten aktualisiert. 5) Das Quartalsreview ist ein fester, unverschiebbarer Termin, und die Karten werden eine Woche vorher mit ihrem tatsächlichen Stand aktualisiert.
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