Sistema para despachos de contabilidad y auditoría
Despachos contables que atienden a decenas de clientes en impuestos, estados financieros y nóminas.
Cierres mensuales organizados para cada cliente, de la recepción de datos a la presentación, con avisos de plazos fiscales y honorarios de clientes.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
El trabajo del despacho son ciclos mensuales recurrentes: cada cliente tiene una tarjeta de ciclo que arranca en «Recepción de datos», donde los asistentes recopilan asientos, facturas, nóminas y documentos justificativos, y los adjuntan completos a la tarjeta. Luego pasa a «Preparación» para registrar los asientos y elaborar la declaración o los estados financieros, y después a «Revisión del socio», donde el socio verifica las cifras y los tratamientos fiscales; si detecta un problema, devuelve la tarjeta a «Preparación» con observaciones concretas. Tras la aprobación avanza a «Presentación» para su envío a las plataformas oficiales, y finalmente a «Cierre de ciclo» una vez confirmado el pago y archivados los documentos.
El foro es la referencia profesional del despacho: ahí se plantean los tratamientos contables poco claros y los criterios internos — cómo tratamos una partida concreta para un cliente y por qué —, de modo que el criterio del despacho se mantiene uniforme y se conserva entre ciclos y empleados nuevos. El chat es solo para coordinación rápida: pedir un documento que falta a un cliente, una duda sobre un asiento o agendar una visita.
Los anuncios llevan los avisos de plazos fiscales a los clientes: la proximidad del plazo de una declaración y las novedades de la autoridad fiscal con su efecto práctico en sus obligaciones. Finanzas registra los honorarios mensuales de los clientes y las facturaciones al cerrar cada ciclo, así el socio sabe quién pagó y quién se retrasa en cada ciclo sin libros aparte, y ningún ciclo se cierra en «Cierre de ciclo» antes de liquidar sus honorarios.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Socio revisor
Aprueba las declaraciones y los estados financieros en «Revisión del socio» antes de la presentación, y resuelve los tratamientos contables controvertidos documentándolos en el foro.
Contables
Preparan asientos, declaraciones y estados en la columna «Preparación», atienden las observaciones de revisión y dejan las tarjetas listas para presentar.
Asistentes de documentación
Contactan con los clientes para recibir datos y documentos al inicio de cada ciclo, y completan las faltas antes de que la tarjeta entre en «Preparación».
Coordinador de presentaciones
Presenta las declaraciones en las plataformas oficiales en «Presentación», comunica a los clientes las notificaciones y facturas, y actualiza las tarjetas de «Cierre de ciclo» con sus anexos finales.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Secciones del foro (4)
- Criterios y tratamientos contablesLos tratamientos fiscales aprobados dentro del despacho con su justificación: un criterio unificado que no hay que reconstruir en cada ciclo.
- Novedades normativasLo que publican la autoridad fiscal y los organismos mercantiles y su efecto práctico en los expedientes de nuestros clientes.
- Observaciones de revisión recurrentesErrores que se repiten en la preparación y cómo evitarlos: una referencia de formación para los contables nuevos.
- Modelos y herramientas de trabajoHojas de cierre y modelos de declaraciones y estados aprobados en el despacho, en su versión más reciente.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1) Cada cliente tiene una tarjeta de ciclo mensual que se abre la primera semana y no se pospone. 2) Ningún expediente entra en «Revisión del socio» sin sus documentos justificativos completos en la tarjeta. 3) Los tratamientos profesionales se documentan en la sección «Criterios y tratamientos contables»; el chat es solo para coordinación rápida. 4) Los avisos de plazos fiscales se publican en los anuncios con suficiente antelación. 5) Ningún ciclo se cierra antes de liquidar sus honorarios en Finanzas.
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de ciclos del despacho»
Desde hoy cada cliente tiene una tarjeta de ciclo mensual que avanza de la recepción de datos al cierre, y todo tratamiento profesional se documenta en el foro para seguir siendo el criterio unificado del despacho. Primer paso: registren a sus clientes actuales como tarjetas del ciclo de este mes y publiquen en los anuncios el aviso de los próximos plazos fiscales para nuestros clientes.
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