Sistema para cooperativa agrícola
Cooperativas agrícolas y grupos de agricultores que compran sus insumos y venden su producción de forma colectiva.
Compra colectiva de insumos, venta colectiva de la producción y reparto de beneficios documentado entre los socios con total transparencia.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
El ciclo de la campaña se gestiona íntegro en el tablero: comienza en «Insumos» agrupando los pedidos de los socios de semillas, abonos y fitosanitarios en un único pedido de compra colectiva con el que se negocia el precio mayorista; luego pasa a «Reparto» con la distribución de las compras entre los socios según sus pedidos y la liquidación de sus cuotas. En «Producción» se siguen las campañas de los socios y se estiman las cantidades previstas de cada explotación; en «Venta colectiva» se agrupa la producción y se negocia con los grandes compradores con la fuerza del volumen; luego en «Reparto de beneficios» se calcula la participación de cada socio tras deducir los gastos operativos; y la campaña se cierra en «Informe» con un estado final que se presenta a todos los socios.
El Foro es el registro oficial de la cooperativa: las decisiones de compra colectiva, los precios de venta y los porcentajes de reparto se documentan en él en temas que todos los socios pueden consultar, para que ninguna decisión se pierda en una llamada o un grupo de chat. El Chat es para la coordinación diaria rápida: la fecha de llegada de un envío de abono, la confirmación de la cantidad de un socio antes de la venta. Pagos pendientes registra con privacidad la aportación de cada socio, su participación en las ventas y lo que se le ha pagado; así el socio confía en que su cuenta está a salvo y auditada.
El socio eleva su solicitud de insumos al gerente de la cooperativa, quien las agrupa en una única tarjeta de compra, y los miembros del consejo aprueban la operación con un tema documentado en el Foro antes de ejecutarla. Tras la venta colectiva, el tesorero calcula las participaciones y se registran en Pagos pendientes, y luego el informe de la campaña se presenta en el Foro a disposición de todos antes de su aprobación.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Gerente de la cooperativa
Dirige el ciclo de la campaña por las columnas, agrupa y unifica los pedidos de los socios y presenta las decisiones sustanciales al consejo en el Foro antes de ejecutarlas.
Miembros del consejo de administración
Aprueban las grandes operaciones de compra y venta y los porcentajes de reparto de beneficios con resoluciones documentadas en el Foro, y revisan el informe de la campaña antes de presentarlo a los socios.
Responsable de compras colectivas
Negocia con los proveedores de insumos los precios mayoristas, sigue el suministro en la columna «Insumos» y luego el reparto de las cantidades entre los socios.
Responsable de ventas colectivas
Estima las cantidades previstas de las campañas de los socios, negocia con los grandes compradores y gestiona la ejecución de la venta en la columna «Venta colectiva».
Tesorero
Registra las aportaciones y participaciones de los socios en Pagos pendientes, calcula las participaciones tras deducir los gastos y prepara los estados de reparto antes de su aprobación.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Secciones del foro (5)
- Resoluciones del consejoLas resoluciones aprobadas por el consejo de administración — compra colectiva, venta, reparto de beneficios — con sus motivos y resultados de votación: referencia oficial para todos los socios.
- Acuerdos de insumosOfertas de los proveedores de semillas, abonos y fitosanitarios: precios, cantidades y condiciones, y el debate de los socios antes de aprobar cualquier acuerdo.
- Ofertas de compradoresOfertas de compra de la producción colectiva de comerciantes y empresas, con comparación de precios y condiciones de entrega y pago.
- Asuntos de los sociosSolicitudes de admisión, consultas, propuestas e incidencias operativas entre los socios y la dirección.
- Informes de campañasInformes de cierre de campaña: cantidades, precios, costes y beneficios repartidos — se publican aquí a disposición de todos antes de su aprobación.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1) Toda solicitud de insumos o de venta pasa por una tarjeta en el tablero: no hay pedidos verbales ni fuera del sistema. 2) Ninguna compra colectiva ni venta colectiva se ejecuta antes de su aprobación con un tema documentado en la sección «Resoluciones del consejo». 3) Los plazos para registrar las solicitudes de insumos son vinculantes; quien se retrase asume la diferencia de precio, si la hay. 4) Las aportaciones y participaciones de los socios se registran en Pagos pendientes a medida que ocurren, y solo las ven el gerente y el tesorero. 5) El informe de la campaña se publica en el Foro al menos una semana antes de su aprobación, para dar cabida a las observaciones de los socios. 6) El Chat es solo para la coordinación rápida; todo lo que concierne a dinero o a una decisión se documenta en el Foro y en Pagos pendientes.
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