Sistema de departamento de activos y custodia

Cada activo nuevo entra como tarjeta en la columna «Registro» nada más comprarse: su tipo, número de serie, valor, fecha de compra y periodo de amortización. Al entregarse a un empleado o departamento, la tarjeta pasa a «Custodia», firmada por el receptor y documentada en ella. Durante la vida del activo, su tarjeta se mueve a «Mantenimiento» ante cualquier avería o mantenimiento periódico con sus facturas, y su valor contable se actualiza periódicamente en «Amortización» según la política aprobada. Cuando el usuario deja de necesitarlo o deja la empresa, la tarjeta pasa a «Devolución», donde el activo se examina, se recupera y se decide su destino —reasignación, sustitución o baja—, y todas las tarjetas se reúnen anualmente en «Inventario anual», donde los registros se concilian con el examen de campo y se documentan las diferencias y su tratamiento.

El chat coordina el movimiento diario: una petición de custodia nueva para un empleado recién incorporado, el aviso de una avería que exige mover la tarjeta a «Mantenimiento», o la coordinación de la recepción de la custodia de un empleado que finaliza su relación laboral antes de su finiquito documental; a ningún empleado se le cierra el expediente sin que las tarjetas de sus custodias estén completas en «Devolución».

Cuotas registra con privacidad la dimensión financiera de cada activo: valor de compra, amortización acumulada y valor contable actual, y los costes de mantenimiento en la tarjeta del activo. Al inventariar, vender o dar de baja un activo, la operación se contabiliza de inmediato, de modo que el valor contable en el sistema sigue coincidiendo con la realidad, y el equipo conoce el coste de cada departamento en activos y mantenimiento ante cualquier decisión de renovación.