Sistema integral para hotel boutique
Un hotel de veinte a ochenta habitaciones con equipo de recepción, servicio y mantenimiento en turnos sucesivos.
Toda la jornada hotelera en un solo tablero: llegadas del día, ocupación, servicio a huéspedes, salidas y auditoría nocturna.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
El día del hotel comienza en la columna «Llegadas del día»: tarjetas de los huéspedes esperados con sus números de reserva, peticiones especiales y horas de llegada; recepción prepara las habitaciones y mueve la tarjeta a «Ocupación» en el momento de entregar la llave. Durante la estancia, las peticiones del huésped pasan por «Servicio» — limpieza adicional, mantenimiento o amenidades — y a la salida la tarjeta pasa a «Salida y limpieza», donde se revisa la habitación y se prepara para venderse de nuevo; todo el día se cierra en «Auditoría nocturna» cotejando la ocupación real con las reservas y los ingresos.
El Chat es el hilo entre turnos: el relevo del turno de la mañana al de la tarde pasa por ahí con el resumen de los casos abiertos, y las peticiones urgentes de los huéspedes se coordinan ahí al instante entre recepción, servicio y mantenimiento. Anuncios es la voz de la dirección al personal: circulares de políticas de recepción, avisos de reservas de grupos grandes próximos y valoraciones de huéspedes que requieren una pausa de todo el equipo.
Vencimientos gestiona con privacidad los gastos del turno y las cajas chicas: cada turno recibe su fondo y registra sus gastos y compras imprevistas para los huéspedes, y sus cifras se cuadran en la «Auditoría nocturna» sin libretas de papel; así el gerente sabe qué turno gastó qué y cuándo.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Gerente del hotel
Revisa la «Auditoría nocturna» cada mañana, aprueba las circulares en Anuncios y da seguimiento a las valoraciones de los huéspedes y a las quejas recurrentes hasta resolverlas.
Supervisores de turno
Distribuyen el trabajo entre recepción, servicio y mantenimiento en sus turnos, y vigilan el movimiento de las tarjetas entre columnas para que no se atoren las peticiones de los huéspedes.
Recepcionistas
Gestionan «Llegadas del día», «Ocupación» y las salidas, y registran las peticiones especiales de los huéspedes en las tarjetas al recibirlas, sin depender de la memoria.
Equipo de camaristas
Ejecuta las tarjetas de «Servicio» y «Salida y limpieza» con los estándares de preparación, y reporta en el Chat cualquier daño o faltante en las habitaciones al detectarlo.
Técnico de mantenimiento
Recibe los reportes de fallas de las tarjetas de «Servicio» y documenta las reparaciones en ellas, y escala al supervisor de turno, sin demora, lo que requiera un contratista externo.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema del hotel»
A partir de hoy, nuestra jornada hotelera pasa por aquí: las llegadas del día son tarjetas, las peticiones de los huéspedes son tarjetas, y el relevo entre turnos se hace por el Chat con el resumen de casos abiertos. Las circulares de la dirección se publican solo en Anuncios. Empiecen registrando ahora las llegadas esperadas de hoy.
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