Sistema para cafetería y tostaduría
Una cafetería con tostaduría propia que vende al menudeo en la barra y al mayoreo a cafeterías y oficinas.
El recorrido del café documentado del grano verde al tueste y el envasado, y luego los dos canales de venta: cafetería y mayoreo.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
El recorrido del café comienza en la columna «Café en grano verde»: tarjetas de las cosechas entrantes con su origen, cantidades y notas de cata esperadas. El tostador principal las lleva a «Tueste», donde documenta el grado de tueste y la curva de cada lote en su tarjeta; luego a «Envasado» con el peso del paquete y la fecha de tueste. Desde ahí el camino se bifurca: lo destinado a la cafetería pasa a «Cafetería» para el consumo diario del barista, y lo destinado a clientes de mayoreo — cafeterías y oficinas — pasa a «Mayorista» con sus pedidos periódicos y fechas de entrega; la semana se cierra en «Informe» con las ventas de ambos canales y el inventario de grano verde.
El Chat conecta la tostaduría con la barra: el barista comparte notas de extracción y cata sobre un lote nuevo, y el tostador ajusta la curva del siguiente lote con base en ellas; las ventas de mayoreo coordinan fechas de entrega y cambios en los pedidos. Anuncios es de la dirección: lanzamiento de una nueva cosecha, actualización de precios de mayoreo y programas de cata y capacitación de baristas.
Vencimientos gestiona los cobros mensuales de los clientes de mayoreo, las compras de grano verde a importadores con sus condiciones de pago y los gastos operativos de bolsas y etiquetas — así se ve el margen de cada canal por separado, y el propietario sabe cuándo subir el precio de mayoreo y cuándo mantenerlo.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Tostador principal
Gestiona «Tueste» y documenta la curva de cada lote en su tarjeta, decide la madurez de los lotes para envasado y desarrolla las mezclas con base en los comentarios continuos de la barra.
Baristas
Consumen el inventario de «Cafetería» y brindan la experiencia a los clientes, y envían las notas de extracción y cata al tostador por el Chat tras cada lote nuevo.
Responsable de ventas de mayoreo
Gestiona los clientes de «Mayorista» — cafeterías y oficinas —, programa sus pedidos periódicos y da seguimiento a sus facturas mensuales en Vencimientos.
Responsable de inventario
Vigila las existencias de «Café en grano verde», los envases y los consumibles, y avisa antes del agotamiento de cualquier artículo con tiempo suficiente para abastecer sin detener la operación.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de la cafetería y la tostaduría»
El recorrido del café aquí está documentado del «Café en grano verde» hasta la taza del cliente: cada lote de tueste lleva su curva en su tarjeta, y las notas de la barra llegan al tostador por el Chat. Los lanzamientos de cosechas y las actualizaciones de precios se publican en Anuncios. Empiecen registrando las cosechas de grano verde actuales.
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