Sistema de departamento de marca
Equipo que protege la identidad de la empresa, la desarrolla y controla su uso en todos los materiales y departamentos.
El guardián de la identidad: directrices documentadas, recursos actualizados y solicitudes de uso que se revisan antes de que salga cualquier material.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
El sistema gira en torno a proteger la identidad de cualquier deformación: en la columna «Directrices» se gestionan las tarjetas de construcción de la guía de identidad y la actualización de sus cláusulas, y en «Recursos» se preparan los archivos finales de identidad —logotipos, tipografías y plantillas— y se suben a las tarjetas para que todos los tomen de una única fuente y no de mensajes antiguos. Cualquier departamento que necesite usar los recursos o producir un material nuevo sube una tarjeta en «Solicitudes de uso» explicando el contexto, y el equipo de marca la revisa en «Revisión» para verificar que la aplicación se ajusta a la guía; las carencias o preguntas recurrentes que surjan se convierten en una tarjeta de «Actualización» de la guía o de los recursos.
El chat sirve para responder rápido a las preguntas diarias de los departamentos: ¿se permite este uso? ¿Dónde encuentro la versión aprobada? El foro, en cambio, es la referencia oficial: las actualizaciones de las directrices se anuncian en él con su motivo, las decisiones sobre excepciones se documentan para convertirse en precedente y las infracciones de identidad detectadas se exponen con su corrección de forma didáctica.
La información fluye así: quien solicita el uso sube la tarjeta y recibe la respuesta en ella; el director de marca o el diseñador revisa y aprueba o devuelve con observaciones específicas, y las nuevas actualizaciones de la guía se anuncian en el foro para que todos las conozcan. Así no se usa una versión antigua del logotipo ni un departamento se sorprende con un cambio que no le llegó.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Director de marca
Es el propietario de la guía de identidad y aprueba sus actualizaciones; revisa las solicitudes de uso sensibles, decide las excepciones y las documenta en el foro.
Diseñadores
Preparan los recursos finales y los actualizan en la columna «Recursos», y revisan las aplicaciones de la identidad en los materiales presentados por los departamentos.
Coordinador de solicitudes de uso
Recibe las solicitudes de los departamentos, las responde y las dirige a revisión; da seguimiento a su cierre en plazo y detecta las preguntas recurrentes.
Representantes de los departamentos usuarios
Suben sus solicitudes como tarjetas indicando el contexto de uso y se comprometen a emplear solo las versiones aprobadas de los recursos.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
Secciones del foro (4)
- Directrices de marca y sus actualizacionesToda actualización de la guía de identidad se anuncia aquí con su motivo: la referencia oficial que se consulta antes de cualquier uso.
- Excepciones y decisionesSolicitudes de uso fuera de lo habitual y lo que se decidió en ellas: un precedente documentado que se sigue en casos similares.
- Infracciones de identidadCasos de uso incorrecto detectados junto con la corrección adecuada: documentación didáctica que evita que se repita la infracción.
- Desarrollo de la identidadPropuestas para desarrollar elementos de la identidad o añadir recursos nuevos que el trabajo necesita; se estudian y se convierten en tarjetas de actualización.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1) Los recursos se toman únicamente de la columna «Recursos»: prohibido usar archivos que circulan por mensajes o dispositivos personales. 2) Todo material que salga en nombre de la empresa pasa por una tarjeta de «Solicitudes de uso» y se revisa antes de publicarse. 3) Las decisiones de excepción se documentan en la sección «Excepciones y decisiones» del foro: no hay excepciones verbales. 4) Ninguna actualización de la guía se aprueba sin anunciarse en la sección «Directrices de marca y sus actualizaciones» con el motivo del cambio. 5) Toda infracción de identidad detectada se documenta con su corrección en el foro dentro de la semana de su detección.
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