Sistema para empresa de limpieza y gestión de instalaciones
Empresas de limpieza y gestión de instalaciones con contratos diarios de larga duración con edificios comerciales y residenciales.
Operación de los sitios de limpieza con horarios diarios, personal distribuido, control de calidad y facturación mensual regular.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Cada sitio de cliente se gestiona con una tarjeta que comienza en «Sitio» documentando los datos del edificio, el alcance del contrato y el número de trabajadores y supervisores requerido. Pasa a «Programación», donde se construye el horario diario y semanal y se distribuye el personal por turnos; luego a «Ejecución diaria», donde el supervisor confirma la asistencia de su personal y la realización de las tareas del día punto por punto; después a «Calidad» con rondas de inspección periódicas y las observaciones del cliente y su tratamiento; luego a «Facturación» con la emisión de la factura del mes según el contrato y la asistencia real; y por último a «Evaluación» con la valoración periódica del cliente y la decisión de renovar el contrato o ajustar su alcance.
El Chat conecta a los supervisores con la dirección durante todo el día: la ausencia de un trabajador que requiere un sustituto inmediato, una petición adicional del cliente fuera del alcance que se tarifa antes de ejecutarse, o una observación urgente de la dirección del edificio. Pagos pendientes registra con privacidad los salarios del personal y los supervisores, las compras de productos de limpieza y equipos y los importes mensuales de los clientes; así aparece la rentabilidad de cada sitio por separado, que es la cifra sobre la que se toman las decisiones de renovación.
El supervisor del sitio confirma a diario la asistencia y la ejecución en la tarjeta de «Ejecución diaria»; el responsable de calidad documenta sus rondas y las observaciones del cliente en «Calidad» y asigna su tratamiento al propio supervisor; y al final del mes se agrupan los datos de asistencia y ejecución para emitir la facturación, y la valoración del cliente se eleva a la dirección un mes antes de la fecha de renovación.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Director de operaciones
Supervisa todos los sitios, aprueba los horarios y la distribución del personal, y revisa la rentabilidad de cada sitio y las valoraciones de los clientes antes de la renovación.
Supervisores de sitio
Gestionan a diario el personal de sus sitios: confirman la asistencia, reparten las tareas, proveen los materiales, actualizan la tarjeta de «Ejecución diaria» y tratan las observaciones de calidad.
Personal de limpieza
Ejecuta las tareas de limpieza diarias según el horario e informa a su supervisor por el Chat de cualquier falta de materiales u observación del edificio.
Responsable de calidad
Realiza rondas de inspección programadas y sorpresa, documenta los resultados en la columna «Calidad» y sigue el cierre de las observaciones con los supervisores.
Contable
Emite las facturas mensuales según el contrato y la asistencia real, y registra en Pagos pendientes los salarios, las compras y los cobros.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
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