Sistema de departamento de eventos corporativos
Equipo que organiza los eventos internos y externos de la empresa, desde el brief hasta la liquidación del coste.
Cada evento es una sola tarjeta: brief, preparación, proveedores, ejecución, evaluación y coste, sin que se pierda ni un detalle.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Cada evento comienza con una tarjeta en la columna «Brief» que redacta el director de eventos: objetivo, asistencia prevista, presupuesto, fecha y lugar. Pasa a «Preparación», donde los coordinadores trabajan con listas de verificación: reserva, permisos, equipamiento técnico y catering; después a «Proveedores» para dar seguimiento en la tarjeta a las contrataciones, las entregas y sus fechas. El día del evento la tarjeta se mueve a «Ejecución» y desde ella se gestiona la lista operativa de campo; después viene «Evaluación» para recoger la satisfacción de los asistentes y las observaciones del equipo, y se cierra en «Coste» conciliando el gasto real con el presupuesto aprobado.
El chat es el canal de coordinación de campo en el momento de la ejecución: un proveedor que se retrasa o un cambio en el orden del programa llega a todo el equipo al instante. Los anuncios llegan al resto de los empleados: las invitaciones a eventos internos, los recordatorios y las instrucciones de asistencia salen de aquí, no de mensajes dispersos.
Cuotas gestiona el dinero de los eventos con privacidad: las obligaciones y los pagos de cada proveedor, los gastos del evento partida a partida y lo que queda de su presupuesto. Cuando la tarjeta llega a «Coste», las cifras están listas para conciliar y cerrar, en lugar de reunir facturas semanas después de terminado el evento.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Director de eventos
Redacta el brief de cada evento y aprueba su presupuesto; revisa la evaluación tras la ejecución y refrenda el cierre del coste final.
Coordinador de eventos
Gestiona la tarjeta de «Preparación» con las listas de verificación de reserva, permisos y equipamiento, y dirige la ejecución de campo el día del evento.
Coordinador de proveedores
Recibe las ofertas de los proveedores y da seguimiento a la contratación y las entregas en la columna «Proveedores»; registra sus obligaciones y pagos en Cuotas.
Responsable de informes y coste
Reúne las cifras de asistencia y satisfacción en «Evaluación» y concilia las facturas con el presupuesto en «Coste» antes de cerrar la tarjeta.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de eventos corporativos»
A partir de hoy, cada evento se gestiona aquí: una tarjeta que avanza de «Brief» a «Coste», la coordinación de campo en el chat y las obligaciones con proveedores en Cuotas. Empiecen por introducir los próximos eventos como tarjetas en la columna «Brief» con sus fechas y presupuestos; las invitaciones a los empleados y los recordatorios se emitirán a través de los anuncios de este sistema.
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