Sistema de departamento de gastos de empleados
Equipo que tramita las reclamaciones de gastos de los empleados —viajes, desplazamientos, dietas y compras— y necesita aplicar la política con equidad y pagar con rapidez.
De la reclamación al pago y al archivo: una política que se aplica sin excepciones orales y un empleado que conoce el estado de su reclamación sin preguntar.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
El empleado presenta su reclamación y se registra como tarjeta en la columna «Reclamación» con los recibos, el tipo de gasto y su fecha; pasa a «Revisión de política», donde el contable de gastos examina su conformidad con la política: el tope de la categoría, la integridad de los recibos y su vinculación a una tarea de trabajo; lo incompleto se devuelve al empleado con una observación concreta en la tarjeta, no de palabra. Tras el examen pasa a «Aprobación» ante el responsable autorizado para el importe según su competencia; luego a «Pago», donde se ejecuta la transferencia o el pago en efectivo y se adjunta su justificante; después a «Archivo», donde los documentos se guardan ordenados, e «Informe» resume mensualmente los gastos por tipo y departamento y las categorías que más consumen la política.
Cuotas es el corazón de este sistema: cada empleado tiene una cuenta de gastos donde se registran sus reclamaciones aprobadas, lo pagado y lo rechazado con el motivo del rechazo, con privacidad: el empleado ve sus asientos y su responsable ve el total de su equipo. Así desaparecen las preguntas de «¿por dónde va mi reclamación?», porque el estado está visible en el tablero y el rastro financiero registrado.
El trabajo fluye del empleado reclamante, al contable de gastos, que examina la política, al responsable autorizado, que decide en «Aprobación», al tesorero o contable que ejecuta el pago; luego la tarjeta se archiva y entra en el informe mensual, que revela a la dirección los patrones de gasto y las lagunas de la política.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Contable de gastos
Examina las reclamaciones en «Revisión de política» con precisión y equidad, devuelve lo incompleto con una observación clara y registra los asientos en Cuotas a diario.
Responsable autorizador
Aprueba las reclamaciones de su equipo en «Aprobación» dentro de su competencia financiera y justifica por escrito cualquier excepción en la tarjeta antes de dejarla pasar.
Tesorero
Ejecuta el pago aprobado en «Pago» con un justificante documentado adjunto en la tarjeta y concilia sus pagos diarios antes del cierre.
Empleado reclamante
Presenta su reclamación con sus recibos completos dentro del plazo reglamentario y sigue su estado en el tablero en lugar de hacer gestiones en persona.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
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