Sistema para empresa de hospitalidad de eventos
Una empresa de hospitalidad que atiende congresos y celebraciones corporativas con equipos y equipo móvil.
Del brief del cliente al diseño del servicio, la preparación y la ejecución en el sitio, hasta la valoración y la facturación.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Cada evento comienza con una tarjeta en la columna «Brief»: naturaleza de la ocasión, número de invitados, presupuesto, nivel de servicio requerido y cualquier requisito protocolario. En «Diseño del servicio» se construye la experiencia completa — bebidas, servicio de café y té, postres, forma de servicio y uniforme del personal — y el cliente la aprueba por escrito en la tarjeta. Luego «Preparación»: listas de equipo y consumibles del almacén y asignación del personal y el supervisor; el día del evento la tarjeta vive en «Ejecución» con la gestión del servicio en el sitio hasta el cierre; luego se documenta la satisfacción del cliente en «Valoración» y la cuenta se completa en «Facturación».
El Chat el día del evento conecta el sitio con el almacén: invitados por encima del número confirmado, una petición protocolaria imprevista del cliente o una falta de consumibles que se envía de inmediato antes de que alguien lo note. Anuncios es del gerente de eventos: los eventos de la semana y la asignación de equipos y supervisores, las actualizaciones de los paquetes de servicio y las instrucciones de uniforme y protocolo aprobadas por la empresa.
Vencimientos gestiona el anticipo del cliente y los saldos posteriores al evento, los honorarios del personal temporal por evento y las compras de consumibles asignadas a cada ocasión — así aparece la rentabilidad de cada evento por separado antes del cierre del mes, y el propietario sabe en qué tipos de eventos vale la pena enfocarse.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Gerente de eventos
Recibe y negocia los eventos grandes, aprueba los diseños de servicio con los clientes, asigna los equipos por Anuncios y revisa la rentabilidad de cada evento tras su facturación.
Coordinador de brief y clientes
Recibe el «Brief» del cliente y lo documenta con precisión en la tarjeta, da seguimiento a la aprobación del diseño y sigue siendo el enlace con el cliente hasta el día del evento.
Supervisores de servicio
Lideran al personal en la «Ejecución» el día del evento, dirigen el protocolo en el sitio y resuelven los imprevistos en coordinación con el almacén por el Chat.
Responsable de preparación y almacén
Prepara el equipo y los consumibles en «Preparación» según la lista de cada evento, recibe y coteja las devoluciones posteriores y actualiza las existencias del almacén al momento.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de hospitalidad de eventos»
Cada evento nuestro es una tarjeta de «Brief» a «Facturación»: diseño de servicio aprobado, listas de preparación y asignación de personal, todo documentado en ella. El día del evento, el Chat es la línea directa entre el sitio y el almacén, y la asignación de equipos se anuncia aquí. Empiecen registrando los eventos de este mes.
Sistemas similares a este
¿Listo? Su primer proyecto está a dos minutos
Cree su espacio de trabajo gratis ahora e invite a su equipo antes de que termine el día.