Sistema para tienda de regalos y empaquetado
Una tienda de regalos con personalización y pedidos de ocasiones especiales ligados a fechas que no admiten retrasos.
Del pedido de la ocasión a la personalización, el empaquetado y la entrega en la fecha exacta: la fecha es la que guía el trabajo.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
El pedido de una ocasión entra como tarjeta en la columna «Pedido» con la fecha del evento, el nombre del destinatario y la frase de dedicatoria — aquí la fecha manda y todo se construye sobre ella. El coordinador la mueve a «Personalización», donde se graban los nombres, se imprimen las frases o se arman las cestas según lo pedido por el cliente; luego a «Empaquetado» para el empaque final con los estándares de la tienda; después a «Calendario de entregas», ordenada por las fechas de entrega próximas día a día. Al entregarse se cierra en «Entregado» y la cuenta se completa en «Facturación».
El Chat se enciende antes de las temporadas — fiestas, graduaciones y celebraciones nacionales: el coordinador pasa al equipo de personalización los cambios urgentes de los clientes, y el responsable de entregas coordina los horarios cercanos del mismo día. Los detalles de personalización aprobados — textos y frases — quedan documentados en la tarjeta, porque cualquier error en un nombre o una frase significa rehacerlo todo.
Vencimientos registra los costos de materiales de personalización y empaque de cada pedido y los cargos de entrega, y da seguimiento a las cuentas de empresas e instituciones que piden regalos corporativos con facturas a crédito; así el propietario sabe lo que le deben y lo que debe en plena temporada alta, cuando los pedidos se multiplican.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Coordinador de pedidos
Recibe los pedidos y registra los detalles de la ocasión y la personalización en la tarjeta, y ordena las prioridades de todo el trabajo por fechas de entrega, no por orden de llegada.
Diseñador de personalización
Ejecuta el grabado, la impresión y el armado de cestas en la columna «Personalización», y vuelve al coordinador ante cualquier especificación poco clara antes de ejecutar, no después.
Empaquetadores
Reciben de «Personalización» y empaquetan con los estándares de la tienda; ninguna pieza pasa a «Calendario de entregas» sin estar completamente lista y con los textos revisados.
Responsable de entregas
Gestiona la columna «Calendario de entregas» día a día, coordina los horarios con clientes y repartidores, cierra las tarjetas en «Entregado» y da seguimiento a su facturación.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
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