Sistema para estudios de diseño gráfico
Estudios de diseño gráfico con clientes recurrentes en identidades, campañas y contenido visual.
El encargo de diseño del brief a la facturación, con los activos de los clientes guardados y rondas de cambios disciplinadas por una política clara.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Cada encargo es una tarjeta que comienza en «Brief» documentando la petición del cliente: identidad, público, referencias, medidas y formatos requeridos; luego pasa a «Conceptos», donde los diseñadores presentan dos o tres direcciones para elegir. Cuando el cliente elige, la tarjeta entra en «Desarrollo» para producir el diseño completo en todas sus medidas; después «Revisión del cliente», donde se envía el borrador y su respuesta se registra en la tarjeta — observación concreta o aprobación — y vuelve a «Desarrollo» con los cambios o avanza a «Entrega» con los archivos finales editables e imprimibles; y por último «Facturación» tras la recepción del cliente.
El foro guarda los activos de cada cliente: manuales de identidad, tipografías, colores, archivos fuente y las observaciones históricas sobre su gusto; así ningún diseñador empieza desde cero un proyecto nuevo para un cliente antiguo ni repite lo que este rechazó antes. El chat es para la coordinación diaria: una duda sobre un brief incompleto, coordinar la cita de presentación de conceptos o pedir un logotipo en un formato que falta en los activos del cliente.
Los anuncios llevan las circulares oficiales del estudio: la política del número de rondas de cambios acordadas, el procedimiento de entrega final y el precio de los trabajos extra fuera del brief. Finanzas registra los pagos de los proyectos — un anticipo antes de «Conceptos» y un pago final en «Entrega» — y los archivos editables no se entregan antes de liquidar el pago final; así el sistema protege el derecho del estudio sin persecuciones de cobro manuales.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Director creativo
Aprueba los conceptos antes de presentarlos al cliente, resuelve las discrepancias de diseño y revisa a diario las tarjetas de «Revisión del cliente» para garantizar respuestas rápidas a las observaciones.
Diseñadores
Producen los conceptos, desarrollan los diseños y ejecutan las rondas de cambios, subiendo las versiones a la tarjeta con sus números de edición.
Coordinador de cuentas
Recibe el brief de los clientes y lo redacta documentado, se comunica con ellos en las rondas de revisión y prepara los archivos de entrega y las facturas al cierre.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Secciones del foro (4)
- Activos de los clientesManuales de identidad, tipografías, colores y archivos fuente de cada cliente, siempre actualizados a su última versión.
- Observaciones y gustos de los clientesLo que a cada cliente le gusta y lo que rechaza en direcciones y estilos; lectura obligada antes de empezar cualquier proyecto suyo.
- Referencias e inspiraciónTrabajos destacados y referencias de diseño que el equipo comparte con sus fuentes.
- Técnicas y herramientasNovedades de los programas de diseño, sus extensiones y atajos que aceleran la producción.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1) Ningún diseño sin brief documentado: todo encargo se registra como tarjeta con un brief completo antes de empezar. 2) Ningún concepto se presenta al cliente sin la aprobación del director creativo. 3) Las versiones se suben a la tarjeta con sus números de edición y no se envían por fuera de ella. 4) Los activos y observaciones de los clientes se actualizan en el foro tras cada entrega. 5) Las rondas de cambios se computan según la política publicada del estudio, y los archivos editables no se entregan antes de liquidar el pago final en Finanzas.
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de diseño»
Desde hoy cada encargo es una tarjeta que avanza del brief a la facturación, y los activos y observaciones de cada cliente se guardan en el foro para que cualquier diseñador continúe donde lo dejó el anterior. Empiecen registrando los encargos activos y subiendo los activos de sus clientes en la sección «Activos de los clientes»; quien tenga dudas encontrará el método de trabajo en el tema «Reglas de trabajo» fijado.
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