Sistema para gestorías de inmigración y visados

Cada trámite es una tarjeta que comienza en «Documentos del cliente» recibiendo pasaportes, títulos y cartas requeridas y comprobando que estén completos y en vigor; luego pasa a «Presentación», donde el gestor autorizado prepara la solicitud y la presenta ante la autoridad competente por sus canales oficiales. La tarjeta permanece en «En tramitación» con seguimiento diario del estado de la solicitud, documentando en ella cualquier observación o requerimiento de subsanación de la autoridad en cuanto llega; cuando sale la resolución pasa a «Resolución» — aprobación, subsanación o denegación con su motivo — y finalmente a «Entrega», entregando al cliente su visado o residencia y cerrando el trámite.

El chat es para la coordinación interna rápida: avisar a un gestor de seguimiento de que llegó una respuesta de la autoridad, o pedir a un cliente un documento que falta antes de la fecha de presentación. Los anuncios son la voz de la gestoría hacia sus clientes: cualquier cambio en las normas de visados, residencias o tasas se publica de inmediato con su efecto práctico en los trámites en curso y nuevos, de modo que el cliente conoce su situación sin esperar una llamada; esos avisos son, precisamente, el motivo de la confianza de los clientes.

Finanzas separa con precisión las tasas oficiales pagadas en nombre del cliente de los honorarios de la gestoría, y registra lo que el cliente pagó y lo que le queda por pagar en cada trámite por separado. El gestor autorizado revisa a diario las tarjetas de «En tramitación» para detectar las que superan sus plazos habituales y encarga a los gestores de seguimiento que contacten con las autoridades: ningún trámite se pierde entre departamentos ni una tasa se retrasa bloqueando un trámite que está listo.