Sistema para despachos de propiedad intelectual

Cada expediente de marca o patente es una tarjeta que comienza en «Examen» con la búsqueda preliminar de marcas similares y la evaluación de la registrabilidad antes de prometer un resultado al cliente; luego pasa a «Solicitud», donde el agente autorizado prepara la petición y la presenta ante la oficina nacional de propiedad intelectual o los organismos internacionales según el ámbito. La tarjeta permanece en «Seguimiento del examen» mientras la oficina la examina, documentando cualquier oposición o requerimiento y respondiendo dentro de plazo; luego «Publicación» durante el periodo de publicación y oposición; después «Registro» al expedirse el título; y finalmente «Renovación», donde los derechos siguen vigilados hasta sus fechas de renovación años después.

El chat es para la coordinación diaria: avisar a un gestor de expedientes de un oficio recibido de la oficina, o pedir a un cliente un documento antes de un plazo de respuesta. Los anuncios son el canal del despacho con sus clientes: avisos de próximas renovaciones y advertencias de expiración cercana de la protección, y cualquier cambio en tasas o procedimientos se publica de inmediato con su efecto práctico; así el cliente conoce siempre la situación de sus derechos sin tener que preguntar.

Finanzas separa las tasas oficiales pagadas en nombre del cliente de los honorarios del despacho, y registra los devengos de renovación futuros para que no se pierdan con los años. Los gestores de expedientes mueven las tarjetas con cada oficio de la oficina, y el agente autorizado revisa semanalmente las tarjetas de «Seguimiento del examen» y «Renovación», porque los plazos de respuesta y renovación son estrictos e improrrogables: un solo expediente con el plazo vencido significa un derecho perdido para el cliente y una confianza dañada para el despacho.