Sistema de departamento de grandes cuentas (Key Accounts)

Cada gran cliente es una tarjeta en la columna «Cuenta» que lleva el mapa completo de su relación: responsables de decisión, contratos vigentes e historial de trato. El gestor de cuenta construye en «Plan» el plan anual de la relación: objetivos de la cuenta, fechas de contacto y oportunidades posibles. Se celebra una «Revisión trimestral» con el cliente y sus resultados y acuerdos se documentan en la tarjeta; las oportunidades de venta adicional que aparezcan se mueven a «Expansión» con su propio plan, y antes de que termine el contrato con tiempo suficiente la tarjeta pasa a «Renovación» con un plan de negociación construido sobre el historial de la relación. Entre todo ello, el indicador de «Salud de la relación» se actualiza periódicamente para revelar la cuenta en dificultad antes de que nos sorprenda con una marcha.

El chat sirve para coordinar al equipo en torno a una misma cuenta: una visita conjunta que necesita un cliente o una escalada que llegó de él y exige una intervención rápida. Pero todo el historial de la cuenta está en la tarjeta: cualquier miembro nuevo en la cuenta lee su tarjeta y lo sabe todo sin preguntar a su compañero.

Cuotas sigue con privacidad la parte financiera de las cuentas: los derechos de cada cuenta, sus pagos y los compromisos ligados a renovaciones y expansiones. El director del departamento revisa mensualmente los indicadores de salud de la relación junto con las cifras financieras e interviene en las cuentas en rojo antes de que se conviertan en una pérdida real.