Sistema para notarías y oficinas de fe pública

Cada trámite es una tarjeta que comienza en «Cita previa» con los datos de los otorgantes, el tipo de trámite — contrato, poder o escritura —, la fecha de asistencia y los documentos que deben traer; luego pasa a «Verificación» al presentarse, para comprobar identidades, capacidad legal y documentos completos. En «Redacción» el oficial redacta el texto del contrato o poder conforme a la voluntad de las partes y a la ley y se lo presenta; después «Otorgamiento», donde el notario principal realiza el acto de consentimiento y firma y expide el documento; y finalmente «Entrega y archivo», entregando a los otorgantes sus copias y guardando el registro con número de referencia.

El chat coordina la jornada: confirmar una cita con un cliente, avisar a un oficial de que llegó una parte con retraso, o pedir un documento que falta antes de la cita para que el cliente no venga en vano. Los anuncios publican para los clientes los horarios de atención y los avisos oficiales — como las nuevas instrucciones del ministerio sobre procedimientos notariales o los requisitos de la escrituración electrónica — para que el cliente llegue con los documentos completos desde la primera visita.

Finanzas registra a diario las tasas de cada trámite y separa las tasas oficiales de los honorarios de la oficina, de modo que el notario principal conoce con precisión los ingresos del día y del mes sin recuento manual. Los oficiales mueven las tarjetas entre columnas con cada cliente, y el notario revisa la lista de «Otorgamiento» antes de cada sesión y no sella ningún trámite sin que la verificación y la redacción estén completas en su tarjeta: su sello es una responsabilidad legal que no admite improvisación.