Sistema para comunidades de propietarios
Comunidades de propietarios de complejos residenciales y comerciales con servicios comunes y cuotas periódicas.
La operación diaria del complejo, las cuotas de la comunidad y las decisiones de la junta en un solo sistema que protege los derechos de los propietarios y documenta las votaciones.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Las tareas de la comunidad se reparten en cinco columnas: «Operación diaria» para vigilancia, limpieza y funcionamiento corriente; «Mantenimiento programado» para ascensores, bombas y sistemas en sus fechas periódicas; «Cuotas» para seguir la emisión y el cobro de las cuotas periódicas de los propietarios; «Decisiones de junta» para los asuntos que se elevan a la junta general, como presupuestos y grandes contratos; y «Ejecución» para lo que la junta aprobó y se está llevando a cabo sobre el terreno. La tarjeta pasa de una columna a otra al completarse su fase: una decisión aprobada en «Decisiones de junta» se convierte en una tarjeta ejecutiva con responsable y fecha de vencimiento.
Finanzas guarda la confidencialidad financiera de los propietarios: la cuota de cada unidad, lo que su propietario pagó y lo que le queda, y los gastos de la comunidad en salarios y contratos de mantenimiento; solo la ven el administrador de la comunidad y su contable. El foro es el ágora de la democracia interna: todo asunto que requiere votación se plantea en la sección de votaciones con sus motivos y su coste, y la decisión de la junta se documenta definitivamente para que no se pierda en el chat. El chat es para la coordinación rápida entre administrador, comisión y contratistas, y los anuncios son el canal oficial de la comunidad hacia los propietarios: convocatorias de reuniones, avisos de mantenimiento y cortes de agua programados.
El administrador gestiona el tablero a diario y mueve las tarjetas; la comisión de propietarios revisa y aprueba lo que excede sus atribuciones; y el contable de cuotas gestiona la columna «Cuotas», imputa los pagos en Finanzas y persigue a los morosos con cartas oficiales. Cada trimestre se emiten los estados de ingresos y gastos desde Finanzas y se presentan a la junta, de modo que el propietario ve adónde fueron sus cuotas: esa transparencia es la esencia del trabajo de la comunidad.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Administrador de la comunidad
Opera el tablero a diario: reparte las tareas de operación y mantenimiento, mueve las tarjetas entre columnas y ejecuta las decisiones aprobadas por la junta en la columna «Ejecución».
Comisión de propietarios
Revisa los presupuestos y los grandes contratos, plantea los asuntos a votación en el foro y documenta las decisiones de la junta y las actas de sus reuniones.
Contable de cuotas
Emite las cuotas periódicas e imputa el pago de cada propietario en Finanzas, sigue a los morosos y prepara los estados trimestrales de ingresos y gastos.
Supervisor de mantenimiento y operación
Ejecuta sobre el terreno los trabajos de «Operación diaria» y «Mantenimiento programado», recibe los partes de los propietarios del chat y cierra sus tarjetas tras completarlos.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Secciones del foro (5)
- Votaciones y decisiones de la juntaTodo asunto que requiere aprobación de la junta se plantea aquí con su coste y sus motivos, y el resultado de la votación y la decisión final se documentan en el mismo tema.
- Ofertas de proveedores y contratistasComparativa de ofertas de los grandes contratos de mantenimiento y operación antes de presentarlos a la junta: precios, garantías y trabajos anteriores.
- Servicios comunesDebate sobre el nivel de limpieza, vigilancia y operación diaria, y propuestas de mejora con los contratistas actuales o sus sustitutos.
- Observaciones y quejas de propietariosObservaciones no urgentes de los propietarios sobre instalaciones y servicios; las aceptadas se convierten en tarjetas del tablero.
- Mejora del complejoIdeas para mejorar las zonas comunes y elevar el valor del complejo: terrazas, señalización, renovación de entradas y similares.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1) Toda tarea de operación o mantenimiento tiene una tarjeta en el tablero con responsable y fecha de vencimiento; nada se hace de palabra. 2) Ningún gasto que exceda las atribuciones del administrador se ejecuta sin una decisión documentada en la sección «Votaciones y decisiones de la junta». 3) Las cuotas y las cuentas de los propietarios están solo en Finanzas, y nadie salvo el administrador y el contable las ve. 4) El resultado de cada votación se anota en su tema del foro el día de su aprobación, y se crea para ella una tarjeta en «Ejecución». 5) Los avisos oficiales a los propietarios se publican en los anuncios; no basta el chat. 6) A los morosos se les escriben cartas oficiales escalonadas, documentadas en la tarjeta de su unidad.
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de la comunidad»
Este sistema es la forma de trabajar de la comunidad desde hoy: la operación y el mantenimiento son tarjetas del tablero, las cuotas de los propietarios están en Finanzas con total confidencialidad, y toda decisión que requiere votación de la junta se plantea y se documenta en el foro. Primer paso: revisar la relación de cuotas actuales y registrar los contratos de operación vigentes. Las convocatorias de reuniones y los avisos oficiales a los propietarios se publican en este canal.
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