Sistema integral de administración de fincas

Cada unidad de la cartera se gestiona con una tarjeta que recorre su ciclo completo: comienza en «Vacante» al quedar libre, pasa a «En oferta» en cuanto se publica y empiezan las visitas, y después a «Alquilada» al firmar el contrato y entregar las llaves. Durante la vigencia del contrato, la tarjeta pasa por «Mantenimiento» cada vez que llega un parte y vuelve a «Alquilada» tras la reparación; noventa días antes de terminar el contrato pasa a «Renovación» para negociar con el inquilino, y o bien vuelve a «Alquilada» con un contrato nuevo o pasa a «Desocupación» para recibir la unidad, revisarla y devolverla a «Vacante» de nuevo.

Finanzas es el libro financiero de la cartera: se registran los alquileres mensuales devengados de cada contrato, lo cobrado y lo atrasado, y los gastos de mantenimiento y comisiones se imputan al inmueble en que se hicieron; así el administrador conoce el ingreso neto de cada inmueble y su tasa de cobro sin acudir a los libros del propietario. El chat es el canal de partes rápidos: una fuga que reporta un inquilino o la coordinación de una visita; los anuncios se usan para los avisos oficiales a los inquilinos, como fechas de pago, trabajos de mantenimiento general y notificaciones de desocupación.

El trabajo de los tres roles se integra en la misma tarjeta: el agente de alquiler mueve la unidad de «En oferta» a «Alquilada» y registra los datos del inquilino; el contable de cobros vigila la columna «Alquilada», imputa los pagos en Finanzas y avisa de los morosos; y el coordinador de mantenimiento recibe los partes del chat y abre una tarjeta en «Mantenimiento» hasta cerrarla. El administrador consulta el tablero por la mañana y conoce de un vistazo la ocupación, los atrasos y los partes abiertos, y eleva un informe mensual a cada propietario sobre su inmueble.