Sistema para agencias de relaciones públicas y medios
Agencias de RR. PP. y medios que gestionan la reputación mediática de sus clientes con contratos mensuales.
Un plan de medios vivo para cada cliente, del monitoreo al informe mensual, con una sala de crisis documentada y coberturas acreditadas con sus enlaces.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Cada cliente tiene un plan de medios que corre sobre el tablero: las tarjetas comienzan en «Monitoreo» siguiendo las noticias del sector, lo que se publica sobre el cliente y sus competidores y las oportunidades periodísticas disponibles; luego las historias aprovechables pasan a «Redacción», donde los redactores escriben comunicados, artículos y contenido. Tras la aprobación del director de cuenta y del cliente, la tarjeta pasa a «Publicación» para enviarse a periodistas y plataformas; después a «Cobertura» para documentar lo que realmente se publicó con sus enlaces y capturas; y finalmente el resultado del mes se reúne en el «Informe mensual» que mide alcance e impacto y se presenta al cliente.
El foro es la sala de gestión de crisis: cualquier noticia negativa sobre un cliente abre un tema inmediato que documenta la situación, la respuesta aprobada, quién habla en nombre del cliente, qué se dijo y qué resultó; así no se improvisa en el chat bajo presión y la lección queda guardada para la próxima crisis. El chat queda para la coordinación rápida: un periodista que pide respuesta ahora, o un ajuste urgente de un comunicado minutos antes de enviarlo.
Los anuncios comunican al equipo lo que afecta a todos los clientes: el cambio de política de una gran plataforma mediática, una fecha nacional próxima que exige preparar contenido con antelación, o una circular oficial sobre la política de publicación en las cuentas. Finanzas registra los contratos mensuales de los clientes, sus renovaciones y los gastos de publicación de pago, de modo que el director de cuenta conoce el valor de cada contrato y lo contrasta con lo que entrega cada mes en el informe: la renovación se apoya en un impacto documentado, no en una impresión.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Director de cuenta
Es dueño de la relación con el cliente: aprueba comunicados y contenido antes de publicarlos, lidera los temas de crisis en el foro, presenta el informe mensual y dirige la renovación.
Redactores
Escriben comunicados, artículos y contenido en «Redacción», y capturan las oportunidades periodísticas de la columna «Monitoreo» convirtiéndolas en historias publicables.
Coordinadores de distribución
Gestionan las listas de periodistas y plataformas, envían los materiales en «Publicación» y documentan las coberturas con sus enlaces y capturas en «Cobertura» en cuanto aparecen.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Secciones del foro (4)
- Gestión de crisisUn tema inmediato por cada crisis que documenta la situación, la respuesta aprobada, el portavoz oficial y el resultado: un registro al que volver.
- Ángulos e historias periodísticasIdeas de historias publicables para cada cliente con su mejor momento y el periodista más adecuado.
- Base de periodistasObservaciones del equipo sobre periodistas y plataformas, sus preferencias y su grado de respuesta; se actualiza tras cada publicación.
- Informes y resultados anterioresLos resultados y lecciones más destacados de los informes mensuales pasados: la base sobre la que se construyen los próximos planes.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1) Ningún material se publica fuera del sistema: todo comunicado o contenido es una tarjeta que pasa por redacción y aprobación antes de publicarse. 2) Las crisis abren temas inmediatos en la sección «Gestión de crisis»; está prohibido gestionarlas en el chat. 3) Toda cobertura se documenta con su enlace y captura en «Cobertura» el día que aparece. 4) A los periodistas solo se les envía lo que el director de cuenta y el cliente aprobaron en la tarjeta. 5) Los contratos mensuales y los gastos de publicación se registran en Finanzas a medida que ocurren.
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de relaciones públicas»
Desde hoy los planes de nuestros clientes corren sobre el tablero, del monitoreo al informe mensual, y cada crisis se gestiona en un tema documentado del foro, no en el chat. Empiecen monitoreando hoy las noticias de sus clientes y competidores; quien tenga dudas sobre el método de trabajo las encontrará en el tema «Reglas de trabajo» fijado en el foro.
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