Sistema de departamento de relaciones públicas
Equipo que gestiona la imagen mediática de la empresa: monitoreo, historias, comunicados, distribución y coberturas.
Desde el monitoreo de lo que se dice de la empresa hasta el informe mensual para la dirección: un ciclo de relaciones públicas totalmente documentado.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
En la columna «Monitoreo» se reúnen las tarjetas de lo que se dice sobre la empresa, el sector y los competidores, y de las oportunidades de aparición en medios; el responsable de monitoreo las sube a diario con sus fuentes. La historia apta para publicar pasa a «Historia», donde se construye su enfoque y se reúnen sus materiales; después a «Comunicado» para redactar el comunicado o la nota de prensa con estilo periodístico y obtener la aprobación del director de relaciones antes de que salga. Tras la aprobación, la tarjeta pasa a «Distribución», donde el coordinador de medios la envía a la lista de periodistas y sigue las respuestas; luego a «Cobertura» para documentar lo publicado y sus enlaces, y el resumen del mes se reúne en «Informe mensual», que se eleva a la dirección.
El chat es para la coordinación rápida y la petición de aprobaciones urgentes, sobre todo en situaciones delicadas que no admiten espera. El foro es la memoria documentada del departamento: el banco de historias listas, el archivo de coberturas con sus enlaces y la documentación de crisis anteriores y cómo se trataron, para que el equipo lo consulte cuando lo necesite.
La información fluye en ambos sentidos: el responsable de monitoreo sube lo importante como tarjetas; el redactor lo convierte en historias y comunicados; el coordinador de medios gestiona la distribución y la relación con los periodistas, y el director de relaciones aprueba cada comunicado antes de que salga y presenta el informe mensual. Ningún comunicado sale sin aprobación y ninguna cobertura se pierde sin documentar.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Director de relaciones públicas
Aprueba cada comunicado antes de su distribución, fija las prioridades de las historias a partir del monitoreo y presenta el informe mensual a la dirección.
Redactor de contenido mediático
Convierte las historias en comunicados y noticias con redacción periodística en la columna «Comunicado» y prepara los materiales de apoyo de cada tarjeta.
Coordinador de medios
Gestiona la lista de periodistas, distribuye los comunicados y sigue las respuestas en «Distribución»; documenta las coberturas y sus enlaces en las tarjetas.
Responsable de monitoreo
Monitorea a diario lo que se publica sobre la empresa, los competidores y el sector, y sube lo relevante como tarjetas en la columna «Monitoreo» con sus fuentes y una primera valoración de su importancia.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
Secciones del foro (4)
- Banco de historiasHistorias y ángulos mediáticos aptos para publicar, reunidos de los departamentos de la empresa; el redactor recurre a ellos cuando necesita material.
- Archivo de coberturasLas coberturas importantes documentadas con sus enlaces y su contexto: referencia al preparar informes o responder a una consulta.
- Crisis y situacionesDocumentación de las situaciones mediáticas delicadas: qué ocurrió, cómo lo gestionamos y cuál es la lección aprendida.
- Relaciones con mediosNotas sobre los periodistas y plataformas con los que trabajamos y qué materiales convienen a cada uno.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1) Ningún comunicado sale a los medios sin la aprobación del director de relaciones documentada en su tarjeta. 2) Toda cobertura se documenta con su enlace en la columna «Cobertura» dentro del día de su publicación. 3) Las situaciones delicadas se discuten en el chat por rapidez y después la decisión se documenta en la sección «Crisis y situaciones» del foro. 4) El monitoreo diario es obligatorio cada mañana: lo que merece la pena se sube como tarjeta y lo que no se archiva. 5) El informe mensual se presenta en su fecha aunque el mes haya sido tranquilo: la tranquilidad misma es un resultado que se menciona.
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