Sistema de departamento de preventa (SDR)

Cada fuente de prospectos —un formulario web, una feria o una lista comprada— entra como tarjetas en la columna «Fuente», registrando el origen y el tamaño de cada nombre. El representante de cualificación inicia un primer «Contacto» y documenta las reacciones en la tarjeta; después aplica los criterios de cualificación en «Cualificación»: necesidad, presupuesto, autoridad de decisión y plazo. El cualificado pasa a «Conversión», donde se entrega al equipo de ventas con un resumen completo de lo hecho y de lo que el cliente espera; si el comercial lo acepta, la conversión se completa, y si lo devuelve, documenta el motivo en la tarjeta. Las tasas de conversión de cada fuente se miden en «Medición de tasa», y los resultados se convierten en acciones en «Mejora»: un guion más preciso, un criterio más estricto o una fuente que se da de baja.

El chat es el puente de entrega diario entre los dos equipos: el representante coordina con ventas la recepción de un cualificado caliente o pregunta por el destino de un convertido sobre el que nadie actuó. Toda la documentación pesada está en la tarjeta: cuando el comercial recibe una oportunidad ve su historial completo desde el primer contacto, de modo que no empieza con el cliente desde cero.

La información fluye en un circuito cerrado: el supervisor fija los criterios de cualificación y revisa las tasas de conversión semanalmente; los representantes gestionan sus tarjetas del contacto a la conversión, y el equipo de ventas responde a cada convertido con aceptación o devolución con motivo documentado. Los motivos de devolución son el combustible de «Mejora»: con ellos el equipo sabe qué fuentes producen oportunidades reales y cuáles consumen el tiempo de ventas.