Sistema para operador de tours
Una empresa de viajes nacionales e internacionales con programas de temporada y grupos programados.
Del diseño del programa de viaje al marketing, las reservas, la preparación, la ejecución y la valoración, hasta la facturación.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Cada viaje nace como tarjeta en la columna «Programa»: destino, duración, costo, capacidad e itinerario por días. Pasa a «Marketing», donde se publican las ofertas, se atienden las consultas y se mide la respuesta; luego a «Reservas» con las listas de participantes confirmados y sus pagos hasta completar el cupo. Antes de la salida, la tarjeta pasa a «Preparación»: boletos de avión, reservas de hotel, transporte y permisos — no se pasa a «Ejecución» sin completarlos —; luego el viaje vive en «Ejecución» durante sus días de recorrido con seguimiento diario en la tarjeta; tras el regreso se documentan las impresiones de los participantes en «Valoración» y las cuentas se cierran en «Facturación».
El Chat durante la ejecución es la sala de operaciones del viaje: el guía coordina con la oficina cualquier imprevisto — cambio de horario de vuelo o un problema de salud de un participante — y la bitácora del viaje se actualiza en la tarjeta al día. Anuncios es del gerente de programas: lanzamiento de los programas de la nueva temporada, actualizaciones de precios de proveedores que afectan los paquetes e instrucciones de trato con los participantes en situaciones de emergencia.
Vencimientos gestiona las mensualidades de los participantes pendientes antes y después del viaje, y los pagos a proveedores de aviación, hoteles y transporte de cada viaje por separado — así se ve la ganancia neta de cada programa tras descontar todas sus obligaciones, y el propietario sabe qué destinos vale la pena repetir.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Gerente de programas
Diseña los programas de viaje y fija sus precios y capacidad, anuncia su lanzamiento en Anuncios y revisa la rentabilidad de cada viaje tras la «Facturación».
Coordinador de reservas
Gestiona «Reservas» y confirma a los participantes y sus pagos, y ejecuta la «Preparación» de boletos, hoteles y permisos con tiempo suficiente antes de la salida.
Guías
Lideran la «Ejecución» en campo, dirigen al grupo de participantes y la bitácora del viaje en la tarjeta, y documentan la valoración con los participantes antes del regreso.
Responsable de marketing
Gestiona «Marketing»: publica los programas en los canales, atiende las consultas y las convierte en reservas, y reporta al gerente qué programas funcionan y cuáles necesitan ajuste.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de viajes»
Cada viaje nuestro es una tarjeta de «Programa» a «Facturación»: reservas de participantes, preparativos del viaje y bitácora de ejecución, todo documentado en ella. Durante los viajes, el Chat es la sala de operaciones con los guías, y los lanzamientos de programas se anuncian aquí. Empiecen registrando el programa del próximo viaje completo.
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