Sistema de gestión de patrimonios benéficos (waqf)
Administradores de patrimonios benéficos que operan activos inmobiliarios con fin benéfico y rinden cuentas con transparencia ante los organismos supervisores.
Operación de los activos del patrimonio y sus ingresos y gastos según las partidas del fundador, con informes periódicos al organismo supervisor y decisiones documentadas.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
La gestión del patrimonio transcurre en cinco columnas: «Operación» para el alquiler, el mantenimiento y la ocupación diaria de cada activo; «Ingresos» para seguir el cobro de rentas y rendimientos y sus devengos; «Gasto reglamentario» para los gastos imputados a las partidas benéficas del fundador — del mantenimiento del activo a los fines de caridad estipulados —; «Informe periódico» para preparar los informes que se elevan al organismo supervisor; y «Revisión» para la aprobación del administrador o del consejo antes del envío. Cada tarjeta lleva el activo al que pertenece, para que el cuadro de cada patrimonio se reúna por separado.
Finanzas aplica el principio de las partidas del patrimonio: todo ingreso se imputa a su activo y todo gasto a su partida benéfica, de modo que aparece el rendimiento neto de cada patrimonio, lo gastado de él y lo restante; esa es la esencia de la transparencia del waqf. El foro documenta las decisiones del administrador y del consejo: invertir un excedente, alquilar a largo plazo, una gran reparación — qué se decidió, por qué y con qué documento. El chat es para la coordinación diaria con inquilinos y contratistas, y los anuncios para las comunicaciones oficiales, como fechas de presentación de informes y decisiones del consejo.
El administrador aprueba el gasto y revisa los informes en la columna «Revisión» antes de elevarlos; el contable del patrimonio imputa ingresos y gastos por partidas en Finanzas y prepara los borradores de los informes periódicos; y el supervisor de inmuebles gestiona la columna «Operación» de alquiler y mantenimiento. En cada informe periódico, las cifras de Finanzas se trasladan a la tarjeta del informe, de modo que el informe al organismo supervisor sale construido sobre apuntes reales, no sobre una recopilación posterior.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Administrador del patrimonio
Aprueba los gastos según las partidas del fundador, revisa los informes periódicos en «Revisión» antes de elevarlos al organismo supervisor y documenta sus grandes decisiones en el foro.
Contable del patrimonio
Imputa ingresos y gastos por sus partidas benéficas en Finanzas, prepara los borradores de los informes periódicos a partir de los apuntes reales y sigue las rentas pendientes.
Supervisor de inmuebles del patrimonio
Gestiona la columna «Operación»: alquiler de unidades, seguimiento de inquilinos y supervisión del mantenimiento, elevando al administrador lo que requiere decisión.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Secciones del foro (4)
- Decisiones del administrador y el consejoDocumentación de las grandes decisiones de gestión del patrimonio — alquiler a largo plazo, reparación sustancial, inversión de excedentes — con sus documentos y motivos.
- Fines y partidas del patrimonioDebate sobre el cumplimiento de las partidas benéficas del fundador y las consultas que se elevan al organismo supervisor y las respuestas que llegan.
- Informes al organismo supervisorSeguimiento de los requisitos de informes del organismo, sus observaciones sobre informes anteriores y los planes para atenderlas.
- Desarrollo de los activos del patrimonioPropuestas para elevar el rendimiento de los patrimonios: desarrollo de activos deteriorados, cambio de actividades de alquiler y sus estudios de viabilidad.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1) Ningún gasto fuera de las partidas del fundador: todo gasto se imputa a su partida benéfica en Finanzas y su justificante se documenta en la tarjeta. 2) El ingreso de cada activo se imputa el día de su cobro y no se mezcla con el ingreso de otro activo. 3) Las grandes decisiones — alquiler largo, reparación sustancial o inversión de excedentes — se documentan en la sección «Decisiones del administrador y el consejo» antes de ejecutarse. 4) El informe periódico se construye a partir de los apuntes de Finanzas y se presenta en «Revisión» al menos una semana antes de elevarlo. 5) Las observaciones del organismo supervisor se registran en el foro y se crean tarjetas para atenderlas, con responsable y fecha. 6) Los avisos oficiales a los inquilinos se emiten en la unidad de anuncios, no en mensajes individuales.
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de gestión del patrimonio»
Desde hoy los activos del patrimonio se gestionan en este tablero: operación, ingresos y gasto son tarjetas; cada euro se imputa en Finanzas a su partida benéfica; y las decisiones del administrador y el consejo se documentan en el foro. Primer paso: registrar los activos del patrimonio y los apuntes de sus ingresos actuales. Los informes periódicos se preparan directamente a partir de estos apuntes: a partir de hoy ningún apunte queda fuera del sistema.
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