Sistema de departamento de planificación de la plantilla
Equipo que planifica anualmente las necesidades de personal de la empresa y sus costes, y sigue la ejecución del plan trimestre a trimestre.
Un plan anual de plantilla que pasa de las necesidades de los departamentos a un presupuesto aprobado y contrataciones seguidas con revisión trimestral.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
El plan anual comienza con una tarjeta por cada necesidad en la columna «Necesidad», que elevan los responsables de departamento: puesto, número, justificación y plazo requerido. Las tarjetas pasan a «Prioridad», donde se ordenan según su impacto en el negocio y se separa lo urgente de lo aplazable; luego a «Presupuesto», donde se calcula el coste completo de cada puesto —salario, complementos y seguros— y se compara con el techo disponible. Tras el estudio financiero, las tarjetas pasan a «Aprobación» para la decisión final de la dirección; después a «Contratación», donde los puestos aprobados se convierten en solicitudes reales de selección que se siguen hasta la incorporación, y el plan completo se revisa en «Revisión trimestral» cada tres meses para ajustar el rumbo según la realidad de la ejecución.
El foro es el espacio de negociación documentada entre planificación y departamentos: cada responsable plantea su necesidad con sus justificaciones en un tema, y las prioridades y alternativas —aplazamiento, redistribución, externalización— se discuten con total transparencia en lugar de reuniones cuyas decisiones se pierden. Cuotas registra con privacidad los costes aprobados y reales de cada puesto, de modo que el director de planificación y finanzas ven la desviación del coste real respecto al planificado en cuanto ocurre.
El trabajo fluye de los responsables de departamento, que elevan y justifican las necesidades en el foro, al director de planificación, que ordena las prioridades y calcula los costes con finanzas, a la dirección para la aprobación; luego cada puesto aprobado se convierte en una solicitud de selección que se entrega al equipo de atracción de talento, y los resultados reales de la contratación vuelven para compararse con el plan en la revisión trimestral.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Director de planificación de plantilla
Dirige el ciclo del plan anual, ordena las prioridades en la columna «Prioridad», modera los debates del foro y lidera la revisión trimestral.
Responsable del departamento solicitante
Eleva las necesidades de su departamento como tarjetas justificadas en «Necesidad» y defiende sus prioridades en el foro con cifras y argumentos operativos.
Analista de presupuesto de finanzas
Calcula el coste completo de cada puesto en «Presupuesto», registra lo aprobado y lo real en Cuotas y detecta las desviaciones al instante.
Coordinador de selección
Recibe los puestos aprobados de la columna «Contratación» y los convierte en solicitudes de selección; actualiza en la tarjeta el estado de cobertura de cada puesto.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Secciones del foro (4)
- Necesidades de los departamentos y sus justificacionesCada responsable plantea su necesidad en un tema con cifras y justificaciones, y las alternativas se discuten aquí antes de elevarla a aprobación.
- Decisiones de aprobación y aplazamientoDocumentación de los puestos aprobados y aplazados y los motivos de la decisión: una referencia permanente que evita reabrir expedientes cerrados.
- Indicadores del mercado laboral y salariosNovedades de salarios de mercado y disponibilidad de talento que afectan al plan; el equipo las comparte con sus fuentes.
- Debates generalesTemas de planificación de plantilla que no encajan en las secciones anteriores.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1) Ningún puesto fuera del plan: toda necesidad se registra como tarjeta en «Necesidad» con sus justificaciones, y no se abre selección para un puesto no aprobado en «Aprobación». 2) Las justificaciones de la necesidad y el debate sobre prioridades se documentan en la sección «Necesidades de los departamentos» del foro, no en reuniones orales. 3) Las decisiones de aprobación y aplazamiento se anotan en la sección «Decisiones de aprobación y aplazamiento» con sus motivos el día en que se emiten. 4) El coste de cada puesto aprobado se registra en Cuotas en el momento de la aprobación y se actualiza con el real al contratar. 5) La revisión trimestral es una cita fija que no se aplaza, y las tarjetas se actualizan con su estado real una semana antes de ella.
Sistemas similares a este
¿Listo? Su primer proyecto está a dos minutos
Cree su espacio de trabajo gratis ahora e invite a su equipo antes de que termine el día.