Système pour cabinet d'expertise comptable
Cabinets d'expertise comptable servant des dizaines de clients en zakat, fiscalité, états financiers et paie.
Des cycles de clôture mensuels organisés pour chaque client, de la réception des données au dépôt, avec alertes fiscales et honoraires clients.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Le travail du cabinet tourne en cycles mensuels récurrents : chaque client a une carte de cycle qui démarre en « Réception des données », où les assistants rassemblent écritures, factures, bulletins de paie et pièces justificatives, tous joints à la carte. Elle passe ensuite en « Préparation » pour la saisie des écritures et l'établissement de la déclaration ou des états, puis en « Révision de l'associé », qui vérifie chiffres et traitements de zakat et de fiscalité — et renvoie la carte en « Préparation » avec des remarques précises en cas d'anomalie. Après validation, elle passe en « Dépôt » pour transmission sur les portails officiels, puis en « Clôture du cycle » après vérification du règlement et archivage des pièces.
Le Forum est la mémoire professionnelle du cabinet : on y traite les cas comptables ambigus et les positions internes — comment nous avons traité tel poste pour tel client et pourquoi — afin que la doctrine du cabinet reste unifiée d'un cycle à l'autre et pour les nouvelles recrues. Le Chat sert uniquement à la coordination rapide : demande d'une pièce manquante à un client, question sur une écriture, organisation d'une visite sur site.
Les Annonces portent les alertes fiscales destinées aux clients : approche des délais de déclaration de zakat ou d'impôt, nouvelles exigences de l'Autorité de la zakat, de la fiscalité et des douanes (ZATCA) et leur impact sur leurs obligations. Les Échéances enregistrent les honoraires mensuels des clients et les décomptes à la clôture de chaque cycle : l'associé sait qui a payé et qui est en retard pour chaque cycle sans registre séparé, et aucun cycle ne passe en « Clôture du cycle » avant le règlement de ses honoraires.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Associé réviseur
Valide déclarations et états en « Révision de l'associé » avant dépôt, tranche les traitements comptables litigieux et les consigne au Forum.
Experts-comptables
Préparent écritures, déclarations et états dans la colonne « Préparation », traitent les remarques de révision et préparent les cartes au dépôt.
Assistants de collecte des pièces
Contactent les clients pour recevoir données et pièces en début de chaque cycle et complètent les manques avant l'entrée de la carte en « Préparation ».
Coordinateur des dépôts
Téléverse les déclarations sur les portails officiels en « Dépôt », transmet avis et factures aux clients et met à jour les cartes « Clôture du cycle » avec leurs pièces finales.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Forum — Des discussions documentées dans des sections organisées — décisions et savoirs qui ne se perdent jamais
- Annonces — La voix officielle de la direction — circulaires et alertes qui atteignent tout le monde
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
Sections du forum (4)
- Positions et traitements comptablesTraitements de zakat et de fiscalité arrêtés en interne avec leurs justifications — une doctrine unifiée qui ne se reconstruit pas à chaque cycle.
- Évolutions légales et réglementairesNouveautés de la ZATCA et du ministère du Commerce et leur impact pratique sur les dossiers de nos clients.
- Remarques de révision récurrentesErreurs qui reviennent en préparation et comment les éviter — une référence de formation pour les nouveaux comptables.
- Modèles et outils de travailTableaux de clôture et modèles de déclarations et d'états validés par le cabinet, dans leur dernière version.
«Règles de travail dans ce système» — Épinglé dans le forum
1. Chaque client a une carte de cycle mensuel, ouverte la première semaine et jamais reportée. 2. Aucun dossier n'entre en « Révision de l'associé » avant que ses pièces justificatives soient complètes sur la carte. 3. Les traitements professionnels se consignent dans la section « Positions et traitements comptables » — le Chat sert uniquement à la coordination rapide. 4. Les alertes d'échéances fiscales se publient dans les Annonces suffisamment avant leurs délais. 5. Aucun cycle n'est clôturé avant le règlement de ses honoraires dans les Échéances.
Annonce de bienvenue: «Bienvenue dans le système des cycles du cabinet»
Désormais, chaque client a une carte de cycle mensuel qui avance de la réception des données à la clôture, et chaque traitement professionnel se consigne au Forum comme doctrine unifiée du cabinet. Première étape : enregistrez vos clients actuels en cartes du cycle du mois et publiez dans les Annonces les alertes des prochaines échéances fiscales pour nos clients.
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