Système d'organisation des événements d'entreprise
Une équipe qui organise les événements internes et externes de l'entreprise, du brief jusqu'à la clôture des coûts.
Chaque événement tient en une carte : brief, préparation, fournisseurs, exécution, évaluation et coût — aucun détail ne se perd.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Chaque événement commence par une carte dans la colonne « Brief », rédigée par le responsable des événements : objectif, participation attendue, budget, date et lieu. Elle passe ensuite en « Préparation », où les coordinateurs travaillent avec des listes de contrôle : réservation, autorisations, équipements techniques et restauration ; puis en « Fournisseurs » pour suivre sur la carte les contrats, les livraisons et leurs échéances. Le jour de l'événement, la carte passe en « Exécution » et la feuille de route de terrain y est pilotée ; viennent ensuite l'« Évaluation » pour recueillir la satisfaction des participants et les retours de l'équipe, puis la clôture en « Coût » avec le rapprochement des dépenses réelles et du budget approuvé.
La discussion est le canal de coordination de terrain au moment de l'exécution — un fournisseur en retard ou un ajustement du déroulé parvient immédiatement à toute l'équipe. Les annonces s'adressent au reste des collaborateurs : invitations aux événements internes, rappels et consignes de participation sont émis d'ici, et non par messages dispersés.
Les créances gèrent l'argent des événements en toute confidentialité : les sommes dues à chaque fournisseur et ses paiements, les dépenses de l'événement poste par poste, et le reliquat de son budget. Lorsque la carte arrive en « Coût », les chiffres sont prêts pour le rapprochement et la clôture, au lieu de rassembler les factures des semaines après la fin de l'événement.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Responsable des événements
Rédige le brief de chaque événement et en valide le budget ; il examine l'évaluation après l'exécution et approuve la clôture finale des coûts.
Coordinateur d'événements
Gère la carte « Préparation » avec les listes de contrôle — réservation, autorisations, équipements — et dirige l'exécution sur le terrain le jour de l'événement.
Coordinateur fournisseurs
Reçoit les offres des fournisseurs et suit contrats et livraisons dans la colonne « Fournisseurs » ; il enregistre leurs créances et paiements dans les créances.
Chargé des rapports et des coûts
Rassemble les chiffres de participation et de satisfaction dans « Évaluation » et rapproche les factures du budget dans « Coût » avant la clôture de la carte.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Annonces — La voix officielle de la direction — circulaires et alertes qui atteignent tout le monde
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
Annonce de bienvenue: «Bienvenue dans le système des événements d'entreprise»
À partir d'aujourd'hui, chaque événement se gère ici : une carte qui avance de « Brief » à « Coût », la coordination de terrain dans la discussion, et les créances des fournisseurs dans les créances. Commencez par saisir les événements à venir sous forme de cartes dans la colonne « Brief » avec leurs dates et budgets ; les invitations et les rappels destinés aux collaborateurs seront émis via les annonces de ce système.
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