Système pour agence digitale
Agences digitales qui livrent sites, applications et marketing digital à leurs clients.
De la proposition présentée au client à la production, à la livraison puis au contrat de maintenance mensuel — un cycle client complet avec remarques tracées.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Chaque opportunité démarre en carte dans « Proposition », où le chargé de compte prépare l'offre technique et financière ; après signature du client, elle passe en « Production » et le travail se répartit entre designers, développeurs et créateurs de contenu en sous-tâches sur la carte. Quand la première version est achevée, elle passe en « Revue client », où ses remarques se rassemblent en tours tracés et non en messages dispersés ; puis en « Livraison » après validation finale et transfert des propriétés et des accès ; et enfin en « Maintenance mensuelle » si le contrat inclut un accompagnement continu — c'est là que le projet passe d'un coût à un revenu récurrent.
Le Forum consigne les remarques et décisions des clients : chaque tour de revue a son sujet, qui rassemble les remarques, ce qui a été accepté, ce que nous avons décliné et pourquoi — une protection pour l'agence contre la dérive du périmètre et un soin de la relation. Le Chat sert à la coordination quotidienne interne de l'équipe de production. Les Annonces portent les nouvelles et politiques de l'agence : nouveaux tarifs, congés, adoption d'outils. Les Échéances gèrent les paiements des clients par jalons du contrat et les honoraires des indépendants partenaires en toute confidentialité.
Le chargé de compte possède la relation : il rédige la proposition, reçoit les remarques du client et les consigne au Forum, et obtient la validation finale. Les chefs de production pilotent la carte « Production », répartissent les tâches et tiennent les délais. L'équipe support prend les cartes « Maintenance mensuelle » et exécute les demandes courantes des clients dans le cadre du contrat. L'information circule du client au chargé de compte, au Forum, puis à l'équipe de production — aucun raccourci à ce parcours.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Chargé de compte
Rédige les offres en « Proposition » et possède la relation client : reçoit ses remarques et les consigne au Forum, obtient les validations et fait progresser la carte vers « Livraison ».
Chefs de production
Pilotent la carte « Production » : répartissent le travail entre designers, développeurs et créateurs de contenu, et suivent délais et périmètre convenu.
Équipe support
Exécute les demandes des clients en « Maintenance mensuelle » dans le cadre des contrats en cours, met à jour les cartes de ce qui a été fait chaque mois, et escalade au chargé de compte ce qui dépasse le périmètre.
Finance
Impute les paiements des contrats par jalons dans les Échéances, suit les honoraires des indépendants partenaires, et alerte sur les paiements suspendus à une validation client.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Forum — Des discussions documentées dans des sections organisées — décisions et savoirs qui ne se perdent jamais
- Annonces — La voix officielle de la direction — circulaires et alertes qui atteignent tout le monde
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
Sections du forum (4)
- Remarques clients tracéesLes tours de revue de chaque client en sujets distincts : ce qui a été demandé, accepté et décliné — un registre qui protège les deux parties des malentendus.
- Périmètres et évolutionsDemandes des clients hors du contrat initial : estimées, chiffrées, et la décision de les accepter ou de les différer est tracée.
- Références et leçonsCe qui a réussi et ce qui a achoppé dans les projets livrés — des leçons sur lesquelles l'équipe bâtit offres et estimations à venir.
- Outils de productionÉvaluation des outils de design, de développement et de gestion de contenu essayés par l'équipe avant adoption officielle.
«Règles de travail dans ce système» — Épinglé dans le forum
1. Aucune production ne démarre avant la signature de l'offre et l'imputation du premier paiement dans les Échéances. 2. Les remarques du client se consignent au Forum dans un sujet distinct par tour — ce qui n'est pas tracé n'est pas exécuté. 3. Toute demande hors périmètre du contrat remonte à la section « Périmètres et évolutions » et se chiffre avant exécution. 4. La livraison n'a lieu qu'après validation tracée du client et transfert de tous les accès et propriétés. 5. Les demandes de maintenance mensuelle s'exécutent dans le cadre du contrat ; ce qui le dépasse est escaladé au chargé de compte. 6. Les honoraires des indépendants s'imputent dans les Échéances dès la validation de leurs travaux.
Annonce de bienvenue: «Bienvenue dans le système de l'agence»
Désormais, chaque client circule en carte de « Proposition » à « Maintenance mensuelle », et toute remarque client se consigne au Forum dans un sujet distinct — plus aucune validation ni modification en messages dispersés. Première étape : enregistrer les propositions ouvertes, les projets en cours et les contrats de maintenance. Le Chat sert à la coordination interne, et les décisions officielles vous parviennent dans ce canal.
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