Système d’assurance des installations

Toute police d’assurance — sur un immeuble, une flotte, des équipements ou la responsabilité civile — entre comme une carte dans « Police », avec le texte de la police en pièce jointe, les données de l’assureur, le montant de couverture, la prime annuelle et la date d’échéance. La carte passe dans « Suivi » pendant toute la durée de validité : tout changement dans les actifs assurés (ajout d’un véhicule ou sortie d’un équipement) y est documenté et signalé à l’assureur. Soixante jours avant l’échéance, la carte passe dans « Renouvellement » pour négocier la prolongation ou mettre d’autres assureurs en concurrence. Quand un sinistre couvert survient, une carte « Sinistre » est ouverte : elle documente l’événement, les pièces requises et les étapes du dossier jusqu’au versement de l’indemnité. Périodiquement, les polices sont clôturées dans « Rapport », et toutes passent chaque année par la « Revue de couverture » pour vérifier que les montants suivent toujours la valeur des actifs.

La Discussion sert à la coordination rapide : premier signalement d’un accident de véhicule, question au courtier sur une pièce manquante dans un sinistre, ou alerte sur une police proche de l’échéance. Les décisions de renouvellement et de transfert entre assureurs sont documentées sur la carte avec leurs justifications — pourquoi nous avons renouvelé, pourquoi nous avons changé.

Les Règlements suivent l’argent de l’assurance : les primes dues par l’entreprise sur chaque police sont enregistrées avec leurs échéances pour qu’aucune couverture ne tombe pour une prime en retard, et les indemnités qui nous sont dues au titre des sinistres restent ouvertes jusqu’à l’encaissement effectif. La finance et le responsable des assurances voient le tableau complet : ce que nous payons et ce que nous devons recevoir.

Le responsable des assurances examine « Renouvellement » chaque semaine : aucune police n’approche de son terme sans décision ; la finance suit les primes échues des cartes « Suivi » ; le juridique prend en charge les sinistres bloqués et les couvertures refusées. Lors de la « Revue de couverture » annuelle, les trois se réunissent : les actifs ajoutés cette année sont-ils réellement assurés ? Les montants de couverture suivent-ils les prix ? Les décisions se traduisent en cartes de mise à jour sur les polices concernées.