Système de relations publiques

Dans la colonne « Veille » sont rassemblées des cartes sur ce qui se dit de l'entreprise, du secteur et des concurrents, ainsi que sur les opportunités de présence médiatique ; le chargé de veille les dépose chaque jour avec leurs sources. Le sujet publiable passe en « Sujet », où son angle est construit et ses matériaux rassemblés, puis en « Communiqué » pour être rédigé dans un style journalistique et validé par le directeur des relations publiques avant toute diffusion. Après validation, la carte passe en « Diffusion », où le coordinateur médias l'envoie à sa liste de journalistes et suit les réponses, puis en « Retombées » pour consigner ce qui a été publié avec ses liens ; la synthèse du mois est rassemblée dans le « Rapport mensuel » adressé à la direction.

La discussion sert à la coordination rapide et aux demandes de validation urgentes — en particulier dans les situations sensibles qui ne tolèrent aucune attente. Le forum est la mémoire documentée du département : la banque de sujets prêts, les archives des retombées avec leurs liens, et la documentation des crises passées et de leur traitement, pour que l'équipe s'y réfère en cas de besoin.

L'information circule dans les deux sens : le chargé de veille dépose l'essentiel sous forme de cartes ; le rédacteur les transforme en sujets et communiqués ; le coordinateur médias gère la diffusion et la relation avec les journalistes ; le directeur des relations publiques valide chaque communiqué avant sa sortie et présente le rapport mensuel. Aucun communiqué ne sort sans validation, et aucune retombée ne se perd sans documentation.