Système d’achat de services
Des équipes qui achètent des services et non des biens : maintenance, propreté, conseil et travaux de sous-traitance pour l’entreprise.
L’achat de services de la demande à la facturation : offres comparées, contrat clair, réception constatée et évaluation documentée.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Tout besoin de service — maintenance périodique, propreté, conseil, sous-traitance — entre comme une carte dans « Demande », où le service demandeur décrit le périmètre de la prestation, le lieu d’exécution et la durée estimée. L’acheteur de services la passe dans « Offres » pour recueillir les propositions des prestataires, avec une comparaison qui ne s’arrête pas au prix mais inclut l’expérience, les équipes et les délais d’exécution. Après le choix, la carte passe dans « Contrat », où le périmètre, les niveaux de service et les conditions de paiement sont rédigés puis signés, puis dans « Exécution » pendant toute la durée de la prestation, avec un suivi périodique documenté sur la carte. À l’achèvement, elle passe dans « Réception », où le service bénéficiaire constate le résultat et signe le procès-verbal d’acceptation, puis « Évaluation » pour documenter la performance du prestataire, et enfin « Facturation » pour le paiement des dus.
La Discussion coordonne l’exécution quotidienne : heure d’arrivée de l’équipe de maintenance, question du prestataire sur la préparation du site, ou signalement par le service bénéficiaire d’une insuffisance pendant l’exécution. Les remarques qui pèsent sur la réception ou le paiement sont documentées sur la carte, pas dans la conversation.
Les Règlements gèrent l’argent des services : acomptes à la signature, paiements adossés aux jalons d’exécution, et solde final retenu jusqu’à la réception — le tout est enregistré au nom du prestataire et rapproché des procès-verbaux d’acceptation avant paiement. Aucun solde final n’est payé sans que la carte de la prestation soit dans « Réception », signée par le service bénéficiaire.
Les acheteurs de services détiennent la carte de « Demande » à « Contrat » ; le service bénéficiaire suit l’« Exécution », documente ses remarques et signe la « Réception » après constatation réelle, pas par confiance. L’évaluation dans « Évaluation » construit le dossier des prestataires : qui sera invité à la prochaine consultation et qui en sera écarté ; la finance ne paie dans « Facturation » que sur dossier complet.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Acheteurs de services
Pilotent la carte de « Demande » à « Contrat » : recueillent et comparent les offres, et rédigent le périmètre de la prestation et les niveaux de service.
Représentant du service bénéficiaire
Définit le périmètre du besoin dans « Demande », suit l’« Exécution » et documente ses remarques, et signe le procès-verbal de « Réception » après constatation.
Gestionnaire des contrats
Relit la rédaction des contrats dans « Contrat » et garantit la clarté des niveaux de service, des conditions de paiement et des pénalités.
Finance
Paie les échéances dans « Facturation » après rapprochement avec les procès-verbaux d’acceptation, et enregistre chaque paiement dans les Règlements au nom du prestataire.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
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