Système complet pour centre de formation
Centre de formation avec des sessions continues, plusieurs formateurs et des stagiaires qui s’inscrivent et sortent promotion après promotion.
Le cycle complet de la session, de l’ouverture des inscriptions aux certificats, à l’évaluation et à la facturation, avec les comptes des formateurs en toute confidentialité.
Sans carte bancaire — votre projet est prêt avec le système complet en une minute
Voici le tableau du système tel que vous le recevrez : colonnes de workflow et cartes de démarrage montrant les premières étapes
Comment le travail s'organise-t-il dans ce système ?
Chaque session commence par une carte dans « Formation », où le coordinateur des sessions précise son intitulé, son formateur, ses frais et sa capacité ; elle passe ensuite en « Programme », où le contenu et le support de formation sont préparés et téléversés sur la carte pour validation par le directeur du centre. À l’ouverture des inscriptions, elle passe en « Inscription » et les effectifs des inscrits y sont suivis jusqu’à complétion, puis en « Déroulement », où les journées de la session sont conduites : présence, remise des devoirs et observations quotidiennes sur la carte. Après le dernier jour, elle passe en « Certificats » pour l’émission et la remise des certificats, puis en « Évaluation » pour analyser les questionnaires des stagiaires et évaluer le formateur, et enfin en « Facturation » pour solder les frais de la session et les honoraires du formateur.
La Discussion est le canal des coordinateurs avec les formateurs : réservation d’une salle, demande de déplacement d’un rendez-vous, ou signalement d’un stagiaire aux absences répétées — une coordination rapide qui ne porte pas de décisions. Les Annonces sont la voix du centre pour tous : les plannings des prochaines sessions et l’ouverture des inscriptions, et les alertes de changement de salles ou d’horaires parviennent aux formateurs et coordinateurs à temps.
Les Créances séparent l’argent en toute confidentialité : frais des stagiaires réglés et restants dus sur chaque session, et honoraires des formateurs dus pour leurs sessions réalisées — visibles uniquement du directeur du centre et du responsable de la facturation. Le rendement réel de chaque session apparaît ainsi sans que les formateurs ne voient les comptes les uns des autres.
Qui fait quoi ?
Les rôles opérationnels de ce système et la responsabilité de chacun au quotidien — attribuez-les à votre équipe tels quels ou adaptez-les à votre réalité.
Directeur du centre
Valide les contenus et supports dans la colonne « Programme », examine les évaluations des sessions et des formateurs, et consulte les Créances pour suivre le rendement de chaque session.
Coordinateurs des sessions
Ouvrent les cartes des sessions et les font circuler entre les colonnes, gèrent inscriptions, présence et salles, et émettent les certificats à l’achèvement.
Formateurs
Préparent les contenus de leurs sessions et les téléversent sur les cartes, délivrent la formation et consignent présence et devoirs jour après jour.
Responsable inscriptions et facturation
Inscrit les stagiaires, encaisse les frais et les enregistre dans les Créances, clôt la facturation de chaque session et calcule les honoraires des formateurs.
Qu'est-ce qui est préparé pour vous dès le premier jour ?
Modules du système
- Tâches — Un tableau kanban avec colonnes de workflow et cartes d'exécution
- Discussion — Le canal rapide de coordination quotidienne de l'équipe
- Annonces — La voix officielle de la direction — circulaires et alertes qui atteignent tout le monde
- Échéances — L'argent interne en toute confidentialité — échéances, avances et dépenses
Annonce de bienvenue: «Bienvenue dans le système du centre»
Dès aujourd’hui, chaque session est une carte qui avance de « Formation » à « Facturation », et aucune session ne s’ouvre avant la validation de son programme. La Discussion sert à la coordination rapide entre coordinateurs et formateurs, les Annonces aux plannings des sessions et à l’ouverture des inscriptions, et les frais des stagiaires et honoraires des formateurs figurent dans les Créances, en toute confidentialité. Commencez par enregistrer les sessions actuellement en cours dans les bonnes colonnes.
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