Sistem Penyuplai Ritel (B2B Skala Kecil)

Setiap toko kelontong atau restoran yang dibidik masuk sebagai kartu di kolom “Prospek” dengan jenis usaha dan perkiraan kebutuhan mingguannya. Petugas penjualan menyiapkan penawaran harga dan kartu pindah ke “Penawaran”; setelah sepakat, kesepakatan ditandatangani dan kartu pindah ke “Kontrak” dengan syarat pasokan, harga, dan jadwal kirim. Setelah itu kartu hidup di “Kirim Mingguan”: setiap pengiriman dicatat di kartu dengan jumlah dan itemnya. Di akhir siklus tagihan, kartu pindah ke “Pelunasan” hingga faktur terbayar, lalu “Evaluasi” untuk meninjau kepatuhan dan kepuasan pelanggan sebelum kontrak diperbarui.

Obrolan menghubungkan koordinator pasokan, gudang, dan kurir: mengubah jumlah kiriman besok, pelanggan yang tidak bisa menerima di jadwalnya, atau peringatan item kosong yang butuh pengganti yang disetujui pelanggan. Perubahan yang disepakati dicatat di kartu agar faktur sesuai dengan yang benar-benar terkirim dan angka tidak berselisih saat penagihan.

Tagihan adalah jantung sistem ini: faktur kiriman mingguan yang menjadi piutang tiap pelanggan, pembelian perusahaan dari pemasoknya, dan umur piutang tiap akun. Pemilik tahu siapa yang membayar dan siapa yang menunggak sebelum tunggakan menjadi kerugian, dan menetapkan batas kredit berdasarkan angka, bukan kesan.