Sistem Kantor Jasa Kepabeanan

Setiap kiriman masuk sebagai kartu di “Dokumen”, tempat bill of lading, faktur, certificate of origin, dan berkas klien dikumpulkan; kekurangan apa pun dicatat dan diminta kepada klien lewat Chat. Setelah lengkap, ahli kepabeanan berlisensi mendaftarkan deklarasi pabean sehingga kartu berpindah ke “Deklarasi”, lalu ke “Pemeriksaan” bila kiriman dikenai inspeksi fisik — staf lapangan memantau jadwal dan hasil pemeriksaan serta mengunggah berita acaranya ke kartu.

Setelah pemeriksaan, kartu berpindah ke “Bea & Biaya”, tempat bea masuk dan pungutan dibayarkan dan nilainya beserta bukti bayar didokumentasikan, lalu “Izin Keluar” saat persetujuan pengeluaran barang terbit, kemudian “Penyerahan” saat kiriman keluar dari pelabuhan dan diserahkan kepada klien atau pengangkut yang ditunjuk. Terakhir, siklus ditutup di “Penagihan” dengan jasa pengurusan kantor atas kiriman tersebut.

Piutang adalah tulang punggung keuangan kantor: bea dan pungutan yang dibayarkan atas nama setiap klien dicatat terpisah dari jasa pengurusan, dan pembayaran yang diterima maupun yang tersisa dipantau secara privat — hanya yang berwenang yang bisa melihatnya. Chat dipakai untuk koordinasi cepat dengan perwakilan pelabuhan, perusahaan angkutan, dan klien: dokumen kurang, jadwal pemeriksaan bergeser, kiriman siap keluar.