Sistem Perusahaan Angkutan Truk Berat

Setiap perjalanan dimulai sebagai kartu di “Perjalanan” yang memuat nama pelanggan, jenis muatan, titik berangkat, tujuan, dan jadwal pengiriman yang disepakati kontrak. Kartu berpindah ke “Pemuatan”, tempat supervisor armada mendokumentasikan berat muatan dan berita acara serah terima dari pengirim, lalu tetap di “Dalam Perjalanan” sepanjang rute sementara sopir memperbarui lokasi dan statusnya lewat Chat. Setelah muatan dibongkar dan penerima menandatangani, kartu berpindah ke “Pengiriman”.

Setelah pengiriman, kartu masuk ke “Dokumen”, tempat koordinator dokumen mencocokkan surat jalan bertanda tangan dan lampiran apa pun yang diminta pelanggan. Kartu tidak berpindah ke “Penagihan” sebelum berkas lengkap — barulah staf keuangan menerbitkan faktur berdasarkan berkas itu. Kolom “Perawatan” berjalan paralel dengan perjalanan: kerusakan apa pun yang ditemukan sopir atau jadwal servis berkala dicatat sebagai kartu tersendiri yang menutup truk dari penjadwalan perjalanan baru hingga kartu itu ditutup.

Chat adalah jalur komunikasi antara supervisor armada dan sopir di jalan: kemacetan yang menunda tiba, kerusakan mendadak, perubahan jadwal bongkar. Piutang mencatat tagihan kepada pelanggan atas perjalanan dan pembayaran mereka, uang saku dan jatah sopir per perjalanan, serta biaya solar dan perawatan tiap truk — sehingga supervisor tahu profitabilitas setiap perjalanan dan setiap truk tanpa buku kas terpisah.