ビルメンテナンス会社システム
施設向けの定期保守契約を結び、日々の修理依頼に現場技術チームで対応するビルメンテナンス会社向け。
修理依頼を受付から請求までカードで管理。応答時間を可視化し、予防保全の予定を顧客に公開します。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
各修理依頼は、顧客からの連絡または予防保全スケジュールから「受付」にカードとして入り、場所・内容・優先度を記録します。依頼コーディネーターが適切な技術者を手配するとカードは「診断」へ移り、技術者が故障を調べて必要部品と概算費用を提示。契約外の修理なら顧客承認後に「修理」へ、続く「顧客確認」では顧客が故障の解消を確認してカードにコメントし、最後に「完了・請求」で請求書を発行、または定期契約から訪問分を差し引きます。
チャットは技術者の動きを調整する場です。依頼コーディネーターが現場住所を伝えたり車載部品を確認したりし、技術者は現場から作業前後の写真をアップします。お知らせは顧客向けの予防保全スケジュールを届けます。各施設の次回定期訪問日を事前に公開して現場準備を促し、契約料金の改定や季節・祝日の営業時間変更などの公式通達もここで行います。
入出金管理は依頼ごとに技術者の人件費と交換部品を記録するため、保守契約ごとの収益を把握できます。部品と訪問を消耗する契約は、記録された数字をもとに更新時に再見積もりします。依頼コーディネーターは「受付」と「診断」のカードを毎時監視します。契約における満足度の物差しは応答時間だからです。緊急の依頼は、全員に見える明確な優先度マークで順番を飛び越えます。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
依頼コーディネーター
依頼を受け付け、専門分野と現場位置に応じて技術者へ割り振り、「受付」「診断」カードで応答時間を監視し、緊急事案を即座にエスカレーションします。
現場技術者
故障を診断して修理を実施し、作業前後の写真をカードにアップし、請求のために交換部品を記録します。
契約担当
予防保全スケジュールを管理してお知らせで公開し、「顧客確認」で顧客満足度を追跡し、契約更新を管理します。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- お知らせ — 経営陣の公式な声 — 全員に届く通達とお知らせ
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
ようこそのお知らせ: «保守管理システムへようこそ»
本日より、すべての依頼をカードとして受付から完了・請求まで管理し、応答時間はボード上で全員に可視化されます。まず本日の依頼と既存の保守契約を登録し、今後の予防保全訪問の予定をお知らせで公開して、顧客に現場準備を促してください。