従業員経費部門システム
出張・交通・接待・購入など従業員の経費請求を処理し、公平なポリシー適用と迅速な支払いを必要とするチーム。
請求から支払い・アーカイブまで：口頭の例外なしに適用されるポリシー。従業員は聞かずとも自分の請求状況が分かります。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
従業員が請求を出すと「請求」列にカード登録され、領収書・経費種別・発生日を記録します。「ポリシー審査」へ移り、経費担当がポリシー適合を検査します — 区分上限・領収書の完備・業務との関連。不足分は口頭ではなくカード上の具体的なコメントで従業員へ差し戻します。審査後は、権限に応じた承認者のもとで「承認」へ、振込または現金支払と証明添付の「支払」へ、書類を整理保管する「アーカイブ」へと進みます。月次「レポート」は経費を種類・部門別に、ポリシーを最も消費する区分とともにまとめます。
支払管理はこのシステムの心臓です。従業員ごとに経費口座があり、承認済み請求・支払済み額・却下とその理由を機密に記録します — 従業員は自分の記録を、マネージャーは自チームの合計を見られます。「私の請求はどこまで進んだ？」という問い合わせは消えます。状況はボードに見え、金銭の痕跡は記録されているからです。
業務は請求する従業員から、ポリシーを検査する経費担当、「承認」で判断する承認者、支払いを実行する出納担当または経理へと流れます。その後カードはアーカイブされ、月次レポートに入り、経営層に支出パターンとポリシーの隙間を示します。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
経費担当（経理）
「ポリシー審査」で請求を正確かつ公平に検査し、不足分を明確なコメントで差し戻し、記録を毎日支払管理へ登録します。
承認マネージャー
自チームの請求を金銭権限の範囲で「承認」し、例外は通す前にカードへ書面で理由を記します。
出納担当
「支払」で承認済み支払いを記録証明付きで実行し、締め前に日次の支出を照合します。
請求する従業員
規定期間内に完全な領収書で請求を提出し、個別の問い合わせではなくボードで状況を追います。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費