統合人事部門システム
採用から退職まで従業員ライフサイクル全体を管理する、30〜300人規模の企業の人事部門。
採用・オンボーディング・評価・育成・労務・給与 — 従業員ライフサイクル全体を一枚のボードで。文書化されたポリシーと厳格な機密性の給与管理付き。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
すべての従業員・人事案件は、6つの列を進むカードとして存在します。ポジションの開設や候補者の採用決定で「採用」から始まり、契約書や書類を添付します。次に「オンボーディング」へ移り、最初の90日プランと機材・権限の引き渡しをフォローします。試用期間を通過するとカードは「評価」へ移り年次評価サイクルを管理し、「育成」では成長プランと研修を扱います。申請・違反・書面の発行があれば「労務対応」へ移して処理・記録します。最後に、毎月の支給管理は「給与」列に定着し、各給与計算の前に手当と控除を確認します。
チャットは部内の迅速な連携用です — 面接の調整・書類の確認・滞留申請のフォロー。一方フォーラムはポリシーの参照先です。就業規則や承認済み手続きを公開し、改訂案は承認前に記録の残る議論を行います。口頭の裁量判断が時間とともに消えることはありません。
お知らせは全従業員への部門の声です — 正式な通達・休暇申請の日程・福利厚生の更新・社内公募。支払管理は給与と手当を厳格な機密性で管理します。従業員ごとに給与・手当・貸付・控除の記録を持ち、権限のある人だけが閲覧します。部門長は個人の明細を関係者以外に見せることなく総コストを把握できます。
情報はこう流れます。採用担当はカードを「採用」から「オンボーディング」へ移して新入社員を人事担当へ引き継ぎます。育成担当は「評価」と「育成」でカードを引き受けます。給与担当者は毎月末の締め前に確定した給与変更を受け取ります。部門長は週次レビューでボード全体を監督します。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
人事部門長
週次レビューで6列すべてを監督し、フォーラムでポリシーを承認し、お知らせに出す正式通達に署名します。
採用担当
「採用」列を管理します — 空席ポジションをカード登録し、チャットで面接を調整し、完全なファイルで採用者を「オンボーディング」へ引き継ぎます。
人事労務担当
「労務対応」列で従業員の申請と書面を処理し、オンボーディングファイルの完備をフォローし、従業員データを随時更新します。
育成担当
評価結果に基づき「育成」列で従業員ごとの育成プランを立て、研修プログラムを調整し、その効果をカードに記録します。
給与担当
「給与」列で月次の給与計算を準備し、従業員ごとの給与・手当・控除を完全非公開で支払管理に記録します。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- フォーラム — 整理されたセクションで記録される議論 — 決定も知識も失われません
- お知らせ — 経営陣の公式な声 — 全員に届く通達とお知らせ
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
フォーラムのセクション (4)
- ポリシーと規程承認済みの就業規則・管理手続きの本文。改訂案は承認前にここで議論します。
- 従業員の相談と事例繰り返す、または複雑な労務案件に対する部門の見解と対応を記録し、類似案件の参照にします。
- 部門プロセスの改善採用・オンボーディング・評価の仕組みに対する部門メンバー自身からの改善提案。
- 承認済みテンプレートと書式書面・契約・オンボーディングプランの正式テンプレート — 端末間で散逸しない唯一の承認版。
«このシステムの運用ルール» — フォーラムにピン留め
1. システム外の人事案件は禁止：新入社員・申請・評価サイクルは、発生日に正しい列へカード登録します。 2. ポリシーと労務判断はフォーラムの「ポリシーと規程」に記録します — チャットは日々の連携専用で、そこでの決定は認められません。 3. 従業員向けの正式通達は、部門長の承認後にお知らせからのみ発信します。 4. 給与・手当・控除は支払管理にのみ記録します。カード・チャット・フォーラムに給与額を書いてはいけません。 5. 前段階の書類がカードに添付されて揃うまで、カードは列から移動できません。
ようこそのお知らせ: «人事部門システムへようこそ»
今日からこのシステムが部門の働き方です。すべての人事案件は「採用」から「給与」へ進むカードとなり、すべてのポリシーはフォーラムに記録し、すべての通達はお知らせから発信し、給与は完全非公開の支払管理で管理します。最初のステップ：現在の空席ポジションを「採用」列にカード登録し、フォーラムにピン留めされた「運用ルール」のトピックを確認してください。