ビザ・移民サービス事務所システム
就労ビザ、訪問ビザ、在留資格をクライアントに代わって処理するビザ・移民サービス事務所。
各申請をカードで書類から引渡しまで管理。当局の日次フォローと制度変更の即時アラートつき。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
各申請は「クライアント書類」のカードから始まります。パスポート、資格証明、必要書簡を受領し、完全性と有効性を確認します。次に「申請」で認定マネージャーが申請書を作成し、所管当局に公式ルートで提出します。カードは「審査中」に留まり、申請状況を日次でフォローします。当局からの指摘や補正依頼は到着次第カードに記録します。結果が出たら「結果」に移動します（許可、補正、または理由つき不許可）。最後に「引渡し」でクライアントにビザまたは在留資格（イカーマ）を渡して申請を終了します。
チャットは迅速な内部連絡です。当局からの回答到着をフォロー担当に知らせる、申請期限前にクライアントへ不足書類を依頼する、といった用途に使います。お知らせはクライアントへの事務所の窓口です。ビザ・在留・手数料の制度変更は、進行中・新規申請への実務影響とともに即時発信します。クライアントは電話を待たずに自分の状況を把握できます。このアラートこそが、クライアントの信頼の理由です。
入出金管理は、クライアントに代わって納付した政府手数料と事務所報酬を厳密に分け、申請ごとに支払済額と残額を記録します。認定マネージャーは毎日「審査中」カードを確認し、通常期間を超えた申請を検出して、フォロー担当に当局への連絡を指示します。申請が当局の部署間で迷子になることも、納付遅延で準備完了の申請が止まることもありません。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
認定マネージャー
認定資格で当局へ申請します。提出前にファイルの完全性を確認します。「結果」の案件を決定し、補正または異議申立の指示を出します。
フォロー担当
カードをカラム間で移動させます。「審査中」の申請状況を日次フォローします。当局回答を到着次第カードに反映します。
受付担当
「クライアント書類」で書類を受領・完備確認します。不足補完のため連絡します。「引渡し」で最終納品を行います。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- お知らせ — 経営陣の公式な声 — 全員に届く通達とお知らせ
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
ようこそのお知らせ: «申請管理システムへようこそ»
本日から、すべての申請はカードとして書類から引渡しまで移動し、当局からの回答は到着次第カードに記録します。制度変更はお知らせに発信し、クライアントに周知します。最初のステップ：進行中の申請を登録し、カラム上の実際の状況を今すぐ更新してください。