法律事務所の統合業務システム
複数の案件・クライアント・期日を並行して抱える、3〜20名規模の法律事務所。
受任から執行まで案件の全工程をカバー。法的見解を記録し、報酬管理も機密性を保って行います。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
すべての案件は「受付」カラムのカードとしてシステムに登録され、クライアント情報、紛争類型、初回書類、初回手続日が記録されます。次に「調査・研究」へ移り、リサーチ担当が法令条文と判例を収集してカードに添付します。調査完了後、カードは「書面作成」に進み、訴状・準備書面・契約書を作成します。続いて「期日・回答待ち」で次回期日や相手方への回答期限を管理し、判決の言渡しと執行、または和解による終結と報酬の完納をもって「執行・クローズ」に移ります。
チャットはパートナーとリサーチ担当の間の素早い日常連絡チャネルです。条文の確認、期日出頭の調整、緊急書類の受け渡しなどに使います。一方、確定した法的見解はチャットに流さず、フォーラムの「決定事項」セクションに記録します。意見が分かれたときの拠り所にするためです。お知らせは事務所の公式な発信窓口です。チームへの通達、相手方への回答期限アラート、クライアントの案件に関わる法改正情報などの公式連絡を発信します。
入出金管理は所内の資金を機密に管理します。案件ごとの報酬とクライアントへの請求額、メンバーごとの前払金と経費を記録し、ユニット権限を持つメンバー以外は閲覧できません。パートナーは別帳簿なしで案件ごとの資金状況を把握できます。パートナーは毎週「期日・回答待ち」のカードを確認し、提出前の書面を承認します。事務局は期日が決まり次第カードの期限を更新します。期日も金銭取引も、システムの外で処理されることはありません。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
スーパーバイジング・パートナー
提出前の最終書面を承認し、「期日・回答待ち」カードを毎週確認します。重要な法的見解をフォーラムに記録します。
リーガルリサーチャー
調査・研究を担当し、訴状のドラフトを作成します。書類を各カードに添付しながら、カードをカラム間で移動させます。
事務局
新規案件を「受付」にカード登録し、期日を追跡して期限を更新します。管理通達をお知らせに投稿します。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- フォーラム — 整理されたセクションで記録される議論 — 決定も知識も失われません
- お知らせ — 経営陣の公式な声 — 全員に届く通達とお知らせ
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
フォーラムのセクション (4)
- 決定事項・法的見解案件で確定した法的見解の記録。何を決定し、なぜそうしたか。チャットに埋もれさせないための保管庫です。
- 法令・判例ライブラリチームが収集した法令条文と判例を出典付きで保管。リサーチャーの常設リファレンスです。
- 案件ディスカッションタスクカードでは収まらない特定案件の深い議論。件名に案件番号を記載します。
- 事務所業務の改善事務所の手続きや使用書式の改善提案を集めます。
«このシステムの業務ルール» — フォーラムにピン留め
1. システム外の案件は存在しません：新規案件は受領当日にカード登録します。 2. 前のカラムの作業が完了するまで、カードは次のカラムに移動できません。 3. 決定事項と法的見解は「決定事項・法的見解」セクションに記録します。チャットは迅速な連絡専用です。 4. 期日は決定次第、案件カードの期限として登録します。 5. 報酬と経費は入出金管理に随時記録します。
ようこそのお知らせ: «事務所システムへようこそ»
このシステムが本日からの私たちの働き方です。すべての案件はカードとして受付からクローズまでカラムを移動し、重要な法的決定はチャットではなくフォーラムに記録します。まず現在の案件を登録してください。業務の進め方に関する質問は、フォーラムにピン留めされた「業務ルール」トピックに記載されています。