公証人事務所業務システム
契約・委任状・所有権移転登記の案件を日次処理する公証人事務所。
公証案件を予約からアーカイブまで管理。厳格な本人確認と日次手数料の随時記録つき。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
各案件は「予約」のカードから始まります。当事者情報、案件種別（契約、委任状、所有権移転登記）、来所日時、持参書類を記録します。来所後「本人確認」で身分証、行為能力、書類完備を確認します。「書面作成」で書記が当事者の意思と法令に沿った契約書・委任状を作成して提示し、「公証」で主席公証人が宣誓・署名・証書発行を行います。最後に「引渡し・アーカイブ」で当事者に写しを渡し、参照番号で記録を保管します。
チャットは当日の業務調整です。当事者との予約確認、遅れている当事者の到着を書記へ通知、予約前の不足書類依頼。来所の無駄を防ぐためです。お知らせは当事者への営業時間と公式アラートを発信します。法務省の公証手続きの新指示や電子所有権移転の要件などです。当事者が初回訪問から書類を完備して来られるようにするためです。
入出金管理は案件ごとの手数料を日次記録し、法定手数料と事務所報酬を分けます。主席公証人は手集計なしで日次・月次収入を正確に把握できます。書記は各案件でカードをカラム間で移動させ、主席公証人は各セッション前に「公証」リストを確認します。カード上の本人確認と書面作成が完了するまで押印しません。押印はその場の判断ではなく制度上の責任だからです。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
主席公証人
「公証」カラムで宣誓と認証を実施します。特殊な契約書面を承認します。当日記録を終了前に確認します。
公証書記
「本人確認」で身分証・書類を確認します。契約書・委任状を作成します。各案件でカードを移動させます。
予約コーディネーター
「予約」表を管理します。当事者と来所確認し持参書類を通知します。公証完了後の引渡しとアーカイブを行います。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- お知らせ — 経営陣の公式な声 — 全員に届く通達とお知らせ
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
ようこそのお知らせ: «公証システムへようこそ»
本日から、すべての案件はカードとして予約から引渡し・アーカイブまで移動し、手数料はすべて当日に入出金管理へ記録します。まず今週の予約を予約表にカード登録し、案件種別ごとの必要書類をお知らせに投稿して、当事者が来所前に確認できるようにしてください。