複合施設オーナー組合システム
共用サービスと定期会費のある住宅・商業複合施設のオーナー組合向け。
施設の日常運営、組合費、総会決議を1つのシステムに集約し、オーナーの権利を守り、採決を記録します。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
組合の業務は5つの列に分かれます。警備・清掃・日常オペレーションの「日常運営」、エレベーターやポンプ、設備の定期点検スケジュールを管理する「定期メンテナンス」、オーナーへの定期組合費の発行と回収を追う「組合費」、予算や大型契約など総会に付議する案件の「総会決議」、そして総会が承認した案件を現場で実行する「実行」です。カードは各段階が完了するたびに次の列へ移ります。「総会決議」で承認された決議は、担当者と期限を持つ実行カードへと変わります。
入出金管理はオーナーの金銭プライバシーを守ります。ユニットごとの組合費、支払済み・未払い額、給与やメンテナンス契約などの組合経費は、組合マネージャーと経理以外には公開されません。フォーラムは組合内部の民主主義の場です。採決が必要な案件はすべて根拠と費用を添えて採決セクションに提案され、総会の決定が正式に記録されるため、チャットに流れて埋もれることはありません。チャットはマネージャー・委員会・業者間の迅速な調整用、お知らせは組合からオーナーへの公式窓口です。総会の招集通知、メンテナンス連絡、計画断水の通知などに使います。
組合マネージャーが日々ボードを運営してカードを動かし、オーナー委員会はマネージャーの権限を超える案件を審査・承認します。組合費担当経理は「組合費」列を管理し、入出金管理に入金を記録し、滞納者には正式な書面で段階的に督促します。四半期ごとに入出金管理から収支報告書を作成して総会に提示し、オーナーは自分の組合費の使途を確認できます。この透明性こそが組合運営の核心です。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
組合マネージャー
日々のボード運営を担当します。運営・メンテナンスタスクの割り振り、列間のカード移動、総会で承認された決議の「実行」列での実施を行います。
オーナー委員会
予算と大型契約を審査し、フォーラムに案件を提案して採決を行い、総会の決議と議事録を記録します。
組合費担当経理
定期組合費を発行し、各オーナーの入金を入出金管理に記録します。滞納者を追跡し、四半期ごとの収支報告書を作成します。
メンテナンス・運営責任者
「日常運営」と「定期メンテナンス」の作業を現場で実施し、チャットでオーナーの通報を受けて、完了後にカードを閉じます。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- フォーラム — 整理されたセクションで記録される議論 — 決定も知識も失われません
- お知らせ — 経営陣の公式な声 — 全員に届く通達とお知らせ
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
フォーラムのセクション (5)
- 総会の採決・決議総会の承認が必要な案件はすべて費用と根拠を添えてここに提案し、採決結果と最終決定を同じトピックに記録します。
- サプライヤー・業者の見積もり大型メンテナンス・運営契約の見積もりを総会への付議前に比較検討します。価格、保証、実績を整理します。
- 共用サービス清掃・警備・日常運営の品質と、現在の業者または代替業者による改善案を話し合います。
- オーナーからの意見・苦情施設やサービスに関する緊急でない意見を受け付け、受理したものはボードのカードに変換します。
- 施設の価値向上共用施設の改善と施設価値向上のアイデアを集めます。屋外ラウンジ、看板、エントランスの改装など。
«このシステムの運用ルール» — フォーラムにピン留め
1. 運営・メンテナンスの全タスクに担当者と期限付きのカードを作成します。口頭での作業指示は認めません。 2. マネージャーの権限を超える支出は、「総会の採決・決議」セクションの記録済み決議なしには実行しません。 3. オーナーの組合費と口座は入出金管理のみで管理し、マネージャーと経理以外は閲覧できません。 4. 採決結果は承認当日にフォーラムの該当トピックに記録し、「実行」にカードを作成します。 5. オーナーへの公式通知はお知らせに投稿し、チャットのみで済ませません。 6. 滞納者には段階的な正式書面で対応し、その記録をユニットのカードに残します。
ようこそのお知らせ: «組合システムへようこそ»
このシステムが今日からの組合の運営方法です。運営とメンテナンスはボード上のカードで、オーナーの組合費は入出金管理で完全な非公開のもと管理し、総会の採決が必要な決定はすべてフォーラムに提案して記録します。最初のステップは、現在の組合費明細の確認と既存運営契約の登録です。総会の招集通知やオーナーへの公式連絡はこのチャンネルに投稿します。